Stowarzyszenie „Społeczeństwo dla Transparencji – Delna” (Delna) przeprowadziło od września 2023 do lutego 2024 roku badanie pt. „Wewnętrzne systemy sygnalizowania nieprawidłowości w regionach: sektor prywatny i publiczny”. Badanie to objęło osiem samorządów i trzy przedsiębiorstwa, a jego głównym celem było poznanie doświadczeń regionów oraz wyróżnienie dobrych praktyk w tworzeniu i utrzymywaniu wewnętrznych systemów sygnalizowania nieprawidłowości, a także zgromadzenie informacji na temat problemów w działaniu tych systemów. Jakie wnioski możemy z niego wyciągnąć w kontekście wdrażania systemów ochrony sygnalistów w Polsce? Sprawdźmy!
Kontekst i znaczenie lidera organizacji
Kluczowym elementem skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest rola liderów organizacji. Jak pokazuje badanie łotewskie, różne podejścia kierownictwa znacząco wpływają na funkcjonowanie systemów. W Polsce, podobnie jak na Łotwie, organizacje mogą znacząco skorzystać na zaangażowaniu liderów, którzy nie tylko popierają, ale i aktywnie promują sygnalizowanie nieprawidłowości. Lider powinien być przykładem etycznego postępowania, otwarcie komunikować wartość zgłaszania nieprawidłowości i ochronę sygnalistów przed ewentualnymi konsekwencjami.
Dobór osoby kontaktowej dla sygnalistów
Osoba kontaktowa z sygnalistą pełni fundamentalną rolę w systemie. To ona jest pierwszym punktem kontaktu dla osoby zgłaszającej nieprawidłowość, więc jej rola w kształtowaniu pozytywnej percepcji systemu jest ogromna. Idealny kandydat na tę rolę to osoba o nieposzlakowanej opinii, posiadająca umiejętności komunikacyjne oraz empatię. W Polsce warto zastanowić się nad ustanowieniem specjalnych szkoleń dla tych osób, aby mogły one efektywnie zarządzać zgłoszeniami, zapewniając odpowiednią ochronę i wsparcie dla sygnalistów.
Świadomość pracowników
Podnoszenie świadomości pracowników o istnieniu i funkcjonowaniu wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest równie kluczowe. Informowanie nowych pracowników o systemie sygnalizowania powinno być standardową praktyką, ale prawdziwa zmiana następuje poprzez regularne szkolenia i kampanie informacyjne. Uświadamianie pracownikom, jakie korzyści niesie sygnalizowanie nieprawidłowości i jak organizacja chroni sygnalistów, może przyczynić się do zwiększenia aktywności zgłoszeniowej.
Obsługa zgłoszeń sygnalistów
Każde zgłoszenie powinno być traktowane z najwyższą powagą. W Polsce, podobnie jak na Łotwie, proces obsługi zgłoszeń powinien być jasno określony i dostępny publicznie, aby każdy sygnalista wiedział, czego się spodziewać. Proces powinien obejmować pseudonimizację zgłoszeń, aby chronić tożsamość zgłaszającego, co zmniejsza obawy przed ewentualnymi odwetami. Transparentność w procesie rozpatrywania zgłoszeń jest kluczowa, aby zbudować zaufanie wśród pracowników.
Przegląd i aktualizacja systemów
Regularny przegląd i aktualizacja systemów sygnalizowania nieprawidłowości są niezbędne, aby system był zgodny z obowiązującymi przepisami i skutecznie służył swojemu celowi. W Polsce, gdzie prawo również ewoluuje, organizacje powinny periodycznie przeprowadzać audyty wewnętrzne systemów sygnalizowania nieprawidłowości, aby zapewnić ich aktualność i skuteczność. To także moment na integrację nowych praktyk i technologii, które mogą zwiększyć skuteczność systemu.
Podsumowanie
Implementacja systemu ochrony sygnalistów w Polsce, oparta na doświadczeniach z Łotwy, powinna uwzględniać kompleksowe podejście, które obejmuje zarówno strukturalne, jak i kulturowe aspekty organizacji. Liderzy muszą stać na czele zmian, a każda część procesu — od wyboru odpowiedniej osoby kontaktowej po edukację pracowników i obsługę zgłoszeń — musi być przemyślana i skutecznie wdrożona. Tylko wtedy system ochrony sygnalistów będzie prawdziwie funkcjonalny i skuteczny, promujący transparentność i etyczne postępowanie w całej organizacji.
Z pełnym raportem Łotewskiego Transparency International możesz zapoznać się tutaj: https://delna.lv/lv/2024/04/02/zems-trauksmes-celeju-skaits-veiksmigas-ieksejas-sistemas-raditajs-vai-sarkanais-karogs/
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: