Wewnętrzny proces zgłaszania nieprawidłowości w spółce to kluczowy mechanizm identyfikacji i reagowania na niewłaściwe postępowanie, oszustwa lub naruszenia zasad etycznych. W kontekście przepisów dotyczących whistleblowingu, kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy odgrywają kluczową rolę w badaniu takich zarzutów.
Poniżej omówimy kluczowe cechy, którymi powinien kierować się każdy doświadczony menedżer, gdy pojawi się wewnętrzny zarzut dotyczący whistleblowingu.
Zaangażowanie i odpowiedzialność
Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy są odpowiedzialni za prowadzenie i nadzorowanie dochodzeń w sprawie wewnętrznych doniesień o nieprawidłowościach w firmie. Ich zaangażowanie w etykę i uczciwość staje się jeszcze ważniejsze, ponieważ nadają oni ton i inicjują oczekiwane zachowanie dla reszty organizacji.
Szacunek dla wewnętrznych postępowań wyjaśniających
Europejska dyrektywa w sprawie whistleblowingu podkreśla znaczenie ustrukturyzowanego i skutecznego procesu badania wewnętrznych zgłoszeń nieprawidłowości. Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni zapewnić wdrożenie jasnych procedur przyjmowania, oceny i rozpatrywania skarg w sposób poufny.
Ochrona sygnalistów
Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni zadbać o środki ochrony sygnalistów, unikając działań odwetowych i zapewniając im anonimowość, gdy tylko jest to możliwe. Bezpieczne środowisko do zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowe dla wspierania przejrzystości i odpowiedzialności.
Współpraca z właściwymi organami
W przypadkach wymagających interwencji organów zewnętrznych, kierownictwo wyższego szczebla powinno w pełni z nimi współpracować. Europejskie przepisy dotyczące whistleblowingu zdecydowanie określają potrzebę współpracy z właściwymi organami.
Przejrzysta komunikacja
Przejrzysta komunikacja jest niezbędna w całym procesie dochodzenia. Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni informować odpowiednie zainteresowane strony o postępach w dochodzeniu bez narażania jego integralności.
Wdrożenie odpowiednich środków naprawczych
Po zakończeniu dochodzenia kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni podjąć skuteczne działania naprawcze. Mogą one obejmować sankcje dyscyplinarne, zmiany w polityce wewnętrznej, a nawet dostosowanie kultury organizacyjnej.
Wewnętrzna kultura zgodności
Kierownictwo wyższego szczebla jest odpowiedzialne za kultywowanie kultury zgodności w firmie poprzez wdrażanie programów szkoleniowych, okresowy przegląd polityk i promowanie wartości etycznych. Silna kultura zgodności wzmacnia odporność organizacji na potencjalne wyzwania etyczne.
W złożonym świecie biznesu, gdzie moralność i etyka odgrywają kluczową rolę, rola kierowników wyższego szczebla i dyrektorów w procesie zgłaszania nieprawidłowości staje się kluczowym elementem budowania zaufania i utrzymania etycznej kultury organizacyjnej. Pamiętajmy, że skuteczne zarządzanie wewnętrznymi doniesieniami nieprawidłowości to nie tylko wymóg prawny, ale także fundament solidnej reputacji firmy.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: