Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii powszechne nazywaną jako dyrektywa o sygnalistach zacznie obowiązywać już w grudniu 2021 roku.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów czy też skrótowo dyrektywa o sygnalistach nakłada na jednostki samorządu terytorialnego wiele nowych obowiązków związanych z zapewnieniem szeroko pojętej zgodności swoich organizacji w obszarze ochrony sygnalistów.
Już teraz wiele jednostek samorządu terytorialnego stara się zrozumieć regulacje, które wchodzą w życie pod koniec roku i zadaje sobie mnóstwo pytań dotyczących nie tylko tego kim jest sygnalista oraz jak go chronić ale też dlaczego w ogóle są zobowiązane do wdrożenia tych rozwiązań jakie nakłada dyrektywa o sygnalistach. Wielu pracowników jednostek samorządu terytorialnego zadaje sobie szereg pytań nawet tak podstawowych jak: kim jest ten sygnalista i jak go chronić. Przyjrzyjmy się zatem nowym obowiązkom jakie od grudnia tego roku będą mieć jednostki samorządu terytorialnego.
Dlaczego sygnaliści są ważni?
Osoby pracujące dla organizacji publicznej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją z uwagi na swoją działalność zawodową często jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub naruszeniach interesu publicznego mających miejsce w organizacji (takiej jak np. jednostka samorządu terytorialnego). Zgłaszając te szkodliwe naruszenia działają w interesie publicznym i tym samym odgrywają kluczową rolę w ochronie dobra społecznego. Podstawowym problemem jest jednak to, że tacy sygnaliści rezygnują często ze zgłaszania swoich podejrzeń lub zastrzeżeń ze strachu przed działaniami odwetowymi. Unia Europejska zauważyła ten problem wprowadzając kompleksowe rozwiązanie w postaci Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa o sygnalistach.
Takie podejście stanowi jeden z fundamentów oddolnego egzekwowania prawa i polityk Unii. Osoby działające jako sygnaliści dostarczają informacji na potrzeby krajowych i unijnych systemów egzekwowania prawa, umożliwiając skuteczne wykrywanie przypadków naruszenia prawa Unii, prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawie tych naruszeń oraz ich ścigania, tym samym zwiększając przejrzystość i rozliczalność.
Czy dyrektywa o sygnalistach zawiera kompleksowe regulacje w obszarze ochrony sygnalistów?
Regulacje dotyczące ochrony sygnalistów w poszczególnych państwach członkowskich są niejednolite. Co więcej w krajowym porządku prawnym nie mamy jednolitego i kompleksowego aktu prawnego, który kompleksowo regulowałby te kwestie (o obecnych regulacjach tematyki ochrony sygnalistów możesz przeczytać tutaj). Ostatnie wydarzenia na świecie (np. sprawa Juliana Assenge’a) pokazują jak niewystarczający poziom ochrony w jednym państwie członkowskim wpływa na funkcjonowanie tego obszaru nie tylko w poszczególnych państwach członkowskich, ale też w Unii jako całości.
Wobec powyższego dyrektywa określa minimalny zakres ochrony sygnalistów zapewniający poprawę egzekwowania prawa w tym zakresie i ochronę interesu publicznego. Należy mieć świadomość, że to nie są rozwiązania wyczerpujące (zauważa to nawest sama Unia) dlatego państwa członkowskie mogą zdecydować o rozszerzeniu tej ochrony w przepisach krajowych w celu zapewnienia kompleksowych i spójnych regulacji na poziomie krajowym.
W jakich obszarach dyrektywa o sygnalistach wpłynie na funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego?
Nie ulega wątpliwości, że dyrektywa będzie mieć wpływ na jednostki samorządu terytorialnego w zakresie zamówień publicznych. Znajdzie ona zastosowanie w przypadku egzekwowania przepisów przez zamawiających (jednostki samorządu terytorialnego) oraz przeciwdziałanie przypadkom nadużyć finansowych i korupcji związanych z wykonywaniem robót budowlanych, dostawą produktów lub świadczeniem usług. Wprowadzenie mechanizmów ochronny sygnalistów przyczyni się do eliminacji zjawiska zakłócania konkurencji, zmniejszenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, zwiększenia atrakcyjności inwestycyjnej oraz prawidłowe funkcjonowanie rynku wewnętrznego.
Dyrektywa wpłynie też na jednostki samorządu terytorialnego w zakresie środowiska. Zwiększona rola sygnalistów wpłynie na wykrywanie i gromadzenie dowodów dotyczących przestępstw przeciwko środowisku. Wprowadzenie takiej ochrony będzie wpływać też na zwiększoną wykrywalność przypadków używania i pozbywania się niebezpiecznych substancji, które mogą wyrządzić szkodę środowisku.
Jednostki samorządu terytorialnego muszą być przygotowane na to, że dyrektywa o ochronie praw sygnalistów kładzie szczególny nacisk na tą ochronę w obszarze nadużyć finansowych, korupcji i wszelkich innych nielegalnych działań wywierających wpływ na wydatki Unii, pobór dochodów i środków finansowych z Unii Europejskiej.
W jakich jeszcze obszarach zastosowanie znajdzie dyrektywa o ochronie praw sygnalistów?
- usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
- bezpieczeństwo transportu;
- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
- bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
- zdrowie publiczne;
- ochrona konsumentów;
- ochrona prywatności i danych osobowych oraz
- bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
- naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, w tym
- naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa, jak również naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego w odniesieniu do działań, które stanowią naruszenie przepisów o podatku od osób prawnych lub do praktyk mających na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przedmiotem lub celem mających zastosowanie przepisów o podatku od osób prawnych.
Kto powinien zostać objęty ochroną jako sygnalista w jednostkach samorządu terytorialnego?
Generalnie państwa członkowskie są zgodne co do tego, że sygnalistą może być tylko ktoś z wewnątrz danej organizacji. Oznacza to, że musi znać strukturę organizacji, szczególnie ze względu na ich relacje z nią, a zatem mieć dostęp do informacji wewnętrznych, które nie są znane publicznie. Pojęcie sygnalisty należy interpretować szeroko, ponieważ ważnym czynnikiem jest dostęp do danych wewnętrznych, dlatego nawet byli pracownicy (o ile dowiedzieli się o zachowaniu w trakcie zatrudnienia), księgowi czy kontrahenci biznesowi również mogą być sygnalistami.
Należy jednak pamiętać, że za sygnalistów dyrektywa uznaje też:
- obywatela UE i obywatela państw trzecich, którzy mają kontakty z przedsiębiorstwami UE;
- pracowników, osoby prowadzące działalność na własny rachunek, wolontariuszy, stażystów, którzy nie otrzymują wynagrodzenia, akcjonariuszy i członków organów nadzorczych (w tym rad dyrektorów);
- niezależnych zewnętrznych wykonawców, podwykonawców i dostawców.
UWAGA! Pojęcie „pracownika” obejmuje również urzędników służby cywilnej, pracowników państwowych, a także inne osoby pracujące w sektorze publicznym.
Jakie warunki musi spełnić sygnalista w jednostce samorządu terytorialnego, by zostać objęty ochroną?
Sygnalista, by skorzystać z ochrony w ramach systemu ochrony sygnalistów wdrożonego w jednostce samorządu terytorialnego musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez niego kwestie są prawdziwe. Wymóg ten stanowi niezbędne zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, ponieważ zapewnia, aby osoby, które w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie korzystały z ochrony.
Których jednostek samorządu terytorialnego dotyczy dyrektywa o sygnalistach?
Procedury przewidziane w dyrektywie o ochronie praw sygnalistów powinny zostać wprowadzone przez wszystkie podmioty w sektorze publicznym (w tym podmioty będące własnością lub znajdujących się pod kontrolą takich podmiotów) ustanowiły kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Państwa członkowskie mogą zwolnić z tego obowiązku, gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników.
Państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące, że wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń mogą być wspólne dla kilku gmin lub obsługiwane przez wspólne organy gminne zgodnie z prawem krajowym, pod warunkiem że wspólne wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń są odrębne i niezależne od odpowiednich zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.
Uwaga!
Procedury dot. ochrony sygnalistów będą musieli wdrożyć również mikro przedsiębiorcy i mali przedsiębiorcy, jeżeli biorą udział w przetargach organizowanych w ramach zamówień publicznych lub korzystają ze środków unijnych.
Nowe wymagania w zakresie ochrony danych osobowych
Dyrektywa dotycząca sygnalistów przewiduje zgłaszanie przypadków wewnętrznych i zewnętrznych.
W obu przypadkach mają zastosowanie następujące szczególne wymagania:
Poufność: wewnętrzne mechanizmy zgłaszania muszą chronić tożsamość sygnalistów. Nieupoważnieni pracownicy, którzy nie są wyraźnie określani jako odbiorcy zgłoszeń w polityce informowania o nieprawidłowościach, powinni mieć zakaz wglądu do tych informacji, a tożsamość sygnalisty nie może być publicznie ujawniona bez jego wyraźnej zgody.
Przetwarzanie danych osobowych: Przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się na podstawie dyrektywy o nieprawidłowościach, w tym wymiana lub przekazywanie danych osobowych przez właściwe organy, musi być zgodne z RODO i dyrektywą 2016/680. Dane osobowe, które w oczywisty sposób nie mają znaczenia dla obsługi konkretnego zgłoszenia, nie mogą być gromadzone lub, jeśli zostały zebrane przypadkowo, muszą zostać usunięte bez zbędnej zwłoki.
Szerzej o ochronie danych osobowych sygnalistów możesz poczytać tutaj.
Jakie wymogi należy spełnić, by prawidłowo wdrożyć Dyrektywę? Na czym polega jej implementacja?
Pracownicy muszą mieć możliwość zgłaszania wątpliwości w sposób zapewniający poufność poprzez dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.
Kanały dokonywania zgłoszeń mogą być obsługiwane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego celu osobę lub wyznaczony dział lub zapewniane zewnętrznie przez osobę trzecią.
Jakie elementy powinny zawierać procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych w jednostkach samorządu terytorialnego?
Procedury sygnalisty powinny obejmować w szczególności:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
- potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania,
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne,
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział,
- podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych,
- rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia,
- zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.
PAMIĘTAJ! Kanały przyjmowania zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.
Jak dokumentować ustne zgłoszenia nieprawidłowości?
Wówczas organizacja za zgodą sygnalisty może udokumentować zgłoszenie poprzez:
- nagranie rozmowy,
- dokładną transkrypcję rozmowy dokonaną przez osoby odpowiedzialne za rozpatrzenie zgłoszenia,
A co jeśli organizacja nie ma możliwości nagrania rozmowy z sygnalistą?
Wtedy osoba odpowiedzialna za rozpatrzenie zgłoszenia ma prawo udokumentować takie zgłoszenie poprzez sporządzenie protokołu rozmowy.
PAMIĘTAJ! W każdym przypadku musisz zapewnić sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu takiej rozmowy.
Masz pytania lub wątpliwości z zakresu nowych obowiązków jakie będziesz mieć po 17 grudnia 2021? Zapraszamy do zadawania pytań na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio do Błażeja Wągiela, śledzenia naszych mediów społecznościowych oraz strony internetowej www.whistleprotect.eu gdzie pojawiać się będą analizy i informacje dotyczące dyrektywy o ochronie praw sygnalistów.