Sygnaliści w samorządach są bardzo ważnym źródłem informacji, dlatego też należy im udostępnić odpowiednie kanały do zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń oraz zapewnić im odpowiednią ochronę. Prace legislacyjne nad projektem polskiej ustawy o sygnalistach wciąż trwają. Gotowy projekt nie został jeszcze przedłożony do Sejmu. W praktyce oznacza to jedno – oficjalne wytyczne w sprawie sygnalistów dla samorządów nie istnieją. Mimo to część samorządów wdraża wewnętrzne systemy zgłaszania nieprawidłowości nie czekając na krajową ustawę i zawarte w niej wytyczne.
Zgodnie z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów oraz projektem ustawy każdy pracodawca zatrudniający od 50 pracowników jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości. Dotyczy to zarówno podmiotów prywatnych, jak i pracodawców będących podmiotami z sektora publicznego.
Sygnaliści w samorządach: Dlaczego nie warto zwlekać z wdrożeniem procedur?
Polskie samorządy są zobowiązane do przestrzegania przepisów Dyrektywy UE „ o tzw. Sygnalistach”. Dotyczy to gmin, powiatów i województw oraz ich jednostek organizacyjnych. Podczas gdy część instytucji publicznych wciąż czeka na polską ustawę i wytyczne do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów, coraz większa ich liczba decyduje się na opracowanie procedur bez oczekiwania na formalno-prawne przepisy. Swoją decyzję argumentują przede wszystkim chęcią zabezpieczenia interesów instytucji i jej pracowników.
W chwili, w której polska ustawa o sygnalistach wejdzie w życie, a w raz z nią konkretne terminy zobowiązujące samorządy do wdrożenia odpowiednich procedur na rynku whisteblowingowym zapanuje chaos. Należy bowiem pamiętać, że branża ta nie jest bardzo duża, a zapotrzebowanie na wdrożenie procedur będzie wysokie. To może spowodować opóźnienia i związane z nimi konsekwencje dla pracodawców, którzy nie wdrożą procedur w terminie.
Dodatkową korzyścią z opracowania i wdrożenia procedury zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości teraz jest możliwość dopracowania systemu i dostosowania go do specyfiki danej organizacji. To szczególnie ważne w przypadku gmin, które planują skorzystanie z możliwości stworzenia wspólnego systemu zgłaszania i przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, i tym samym opracowania i wdrożenia wspólnej procedury.
Wdrożenie systemu w samorządach: Wyzwania
Kolejną przesłanką do wcześniejszego wdrożenia przedmiotowych procedur jest fakt, iż zapewnienie sytuacji, w której sygnaliści w samorządach będą się czuć bezpiecznie wiąże się z szeregiem wyzwań:
- Samorządy będą musiały wyznaczyć pracownika, który po przeszkoleniu będzie poświęcać część swojego czasu pracy na a odbieranie zgłoszeń i reagowanie na nie.
- Do obowiązków wyznaczonego pracownika będzie należeć:
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia,
- utrzymanie kontaktu z sygnalistą,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń,
- uzupełnianie protokołów,
- prowadzenie statystyk,
- rozliczenie całego procesu,
- archiwizacja danych,
- ochrona danych potencjalnego sygnalisty.
Wszystkie powyższe działania muszą być realizowane zgodnie z procedurą. Jej opracowanie, wdrożenie i przeszkolenie pracownika wymaga czasu.