Zgodnie z unijną Dyrektywą o ochronie praw sygnalistów do wdrożenia procedur, zobowiązani są pracodawcy prywatni zatrudniający powyżej 249 osób. Od 17 grudnia 2023 roku obowiązkowi temu będą podlegać także pracodawcy prywatni zatrudniający od 50 osób. Obowiązek ochrony sygnalistów dotyczy również mikro i małych przedsiębiorców, którzy startują w przetargach na zamówienia publiczne lub korzystają ze środków unijnych.
Sygnaliści w firmie to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości zauważone w miejscu pracy z myślą o dobru publicznym. Sygnaliści działają w interesie firmy. Swoim działaniem chcą umożliwić pracodawcy odpowiednią reakcją na problemy i zapobieganie im w przyszłości.
Kto może zostać sygnalistą w firmie?
Sygnalista to świadek nieprawidłowości, który decyduje się na jej zgłoszenie. Sygnalistą może być osoba z wewnątrz organizacji lub z jej otoczenia, np. wykonawca, podwykonawca czy dostawca. Mówiąc o sygnalistach w firmie najczęściej odnosimy się do:
- pracowników (aktualnych, byłych i przyszłych, w przypadku tych ostatnich chodzi o osoby, które były świadkiem nieprawidłowości np. podczas procesu rekrutacji),
- stażystów i wolontariuszy,
- akcjonariuszy i wspólników.
Należy przy tym pamiętać, że samo zgłoszenie nieprawidłowości nie upoważnia nas do zyskania statusu sygnalisty i wynikającej z niego ochrony. Aby zostać sygnalistą należy spełnić kilka warunków:
- mieć przekonanie oraz konkretne podstawy, że zgłaszane informacje są prawdziwe i świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu organizacji,
- dokonać zgłoszenia nieprawidłowości,
- działać w dobrej wierze.
Dlaczego sygnaliści w firmie wymagają ochrony?
Sygnaliści są bardzo ważnym źródłem informacji. Często nie możemy przeciwdziałać nieprawidłowościom tylko dlatego, że o nich nie wiemy. Dzięki zgłoszeniom w dobrej wierze przedsiębiorca zyskuje wiedzę, która pozwala mu na podjęcie określonych działań – zmianę procedur, zmiany personalne, wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych.
Niestety wielu potencjalnych sygnalistów nie zgłasza obserwowanych nieprawidłowości i naruszeń z obawy o ewentualne konsekwencje. Istnieje obawa, że bezpośredni przełożony, któremu jesteśmy zobowiązani zgłaszać naruszenia wie o nich i celowo nie podejmuje żadnych działań, a osoba zgłaszająca może zostać ukarana:
- zwolnieniem, przeniesieniem na inne stanowisko, przeniesieniem do innego oddziału firmy,
- zmniejszeniem wynagrodzenia lub degradacją,
- przymusem bezpłatnego urlopu,
- utratą dodatkowych korzyści w postaci np. korzystania ze szkoleń.
Jak chronić sygnalistów w firmie?
Ochrona sygnalistów w firmie opiera się o trzy filary. Pierwszy to ochrona tożsamości. System ochrony sygnalistów musi zapewniać pełną anonimowość i uniemożliwiać identyfikację osoby, która zgłosiła nieprawidłowość, zwłaszcza przez osoby się ich dopuszczające. Drugi to możliwość wyboru. System ochrony powinien zapewnić sygnalistom możliwość podjęcia świadomej decyzji dotyczącej zgłoszenia. Trzeci to bezpieczne i sprawne kanały komunikacji. W ramach systemu w organizacji powinien powstać przyjazny, bezpieczny i poufny kanał zgłaszania naruszeń.