Instrukcja obsługi systemu ochrony sygnalistów
Sprawny i skutecznie działający system ochrony sygnalistów powinien być wspierany przez kompleksową politykę informacyjną. To bardzo ważne, bo to nie tylko instrukcja obsługi zgłoszeń, ale też manifestacja stanowiska firmy w sprawie zgłaszania nieprawidłowości oraz zaangażowania na rzecz ochrony sygnalistów.
Oczywiście polityka zgłaszania nieprawidłowości powinna zawierać jasne i jednoznaczne wytyczne dotyczące tego, jak i gdzie sygnalista ma zgłaszać naruszenia. Ale nie tylko.
Polityka powinna być elementem stworzonej w organizacji kultury otwartości i odpowiedzialności, dzięki której pracownicy będą mogli zgłaszać informacje o zauważonych nieprawidłowościach bez obawy przed odwetem lub odpowiedzialnością dyscyplinarną.
Posiadanie, i co szczególnie ważne, przestrzeganie przez organizację polityki zgłaszania nieprawidłowości daje też pracownikom jasny sygnał, że organizacja poważnie traktuje wszystkie przejawy nieprawidłowości i jest zaangażowana w ich identyfikację, rozwiązywanie oraz zapobieganie takim incydentom w przyszłości.
Dyrektywa 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na organizację obowiązek ustanowienia procedur przyjmowania zgłoszeń oraz posiadania wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń. Jednak zgodność z przepisami nie powinna być jedynym powodem posiadania przez organizacje polityki zgłaszania nieprawidłowości.
Posiadanie takiej polityki sprzyja tworzeniu kultury organizacyjnej, dzięki której kierownictwo może szybko reagować na przejawy nieprawidłowości zanim przerodzą się one w sytuacje, które zaszkodzą reputacji organizacji lub zostaną podjęte wobec niej działania organów kontrolnych.
Określając w polityce zgłaszania nieprawidłowości konsekwencje wnoszenia fałszywych lub bezpodstawnych oskarżeń, odpowiednie jednostki w organizacji bedą wiedzieć co robić w przypadku, gdy takie oskarżenia zostaną wniesione przez np. obecnego lub byłego pracownika.
Wydaje się zatem za konieczne, by organizacje miały świadomość jak istotną rolę pełni niebudząca wątpliwości polityka informowania o nieprawidłowościach, która jest regularnie aktualizowana i klarownie przekazywana całemu zespołowi.
Teraz, gdy nadal nie wiemy jak wyglądać ma krajowa ustawa implementująca dyrektywę, jest zatem idealny moment na to, by promować wśród pracowników kulturę speak-up w sposób korzystny dla organizacji i jej funkcjonowania.
Co powinno znaleźć się w polityce zgłaszania nieprawidłowości?
Istotne jest, by tak jak w przypadku każdego innego aktu wewnętrznego, polityka była napisana jednoznacznym i zrozumiałym dla wszystkich językiem. Dzięki temu pracownicy na każdym szczeblu organizacji będą w stanie zrozumieć jej zasady oraz łatwiej im będzie się do nich stosować.
Dlatego organizacje powinny unikać w niej umieszczania terminologii prawnej (ani tym bardziej paremii łacińskich!) – nie chodzi o to, żeby polityka zgłaszania nieprawidłowości była stworzona z pominięciem przepisów prawnych, ale o to żeby przełożyć język prawny na język zrozumiały dla każdego.
Tworzący muszą skupić się na tym, żeby polityka zgłaszania nieprawidłowości była powiązana z wartościami firmy i jej kulturą organizacyjną. Dlatego nie można tego dokumentu sporządzić jednorazowo i odłożyć na półkę – żeby miał jakikolwiek sens i przynosił korzyść dla organizacji musi być aktualizowany wraz z rozwojem firmy i zmianą jej celów, ale też skutecznie komunikowany dotychczasowym i nowym pracownikom.
Dlatego tworząc politykę zgłaszania nieprawidłowości musisz w swojej firmie mieć na uwadze następujące elementy:
- wskazanie kierunki zaangażowania organizacji w kulturę speak-up,
- zobowiązanie zapewnienia poufności, ochrony sygnalisty oraz bezstronności w procesie całego postępowania wyjaśniającego,
- określenie procedur, których należy przestrzegać (w jaki sposób i do kogo zgłaszać nieprawidłowości),
- wskazanie, że podmiot w jaki sposób zapewniono niezależność podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie systemem ochrony sygnalistów oraz jakie ten podmiot ma uprawnienia,
- informacje o tym jakie rodzaje nieprawidłowości i obszarów powinni zgłaszać sygnaliści,
- zidentyfikowanie minimalnych informacji, które powinien przekazać sygnalista. Chodzi tu w szczególności o informacje takie jak np.: kto jest zaangażowany w zgłaszaną sytuację, jaki jest charakter naruszenia, kiedy i gdzie miało miejsce i jak do niego doszło,
- sposób informowania o wynikach postępowania wyjaśniającego oraz sposobów przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście,
- zagwarantowanie sygnalistom, że działając w dobrej wierze z wykorzystaniem kanałów dokonywania zgłoszeń otrzymają pełną ochronę przed jakimkolwiek odwetem, a osoby dokonujące działań odwetowych będą podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej,
- jednocześnie należy przestrzec, że ujawnienie informacji w złej wierze, nieprawdziwych lub złośliwie spotka się z odpowiedzialnością dyscyplinarną oraz podlega konsekwencjom prawnym (jakim, to okaże się po wejściu w życie polskiej ustawy),
- wyjaśnienie, w jaki sposób organizacja chroni tożsamość sygnalisty przed ujawnieniem,
- wskazanie konsekwencji nieprzestrzegania polityki zgłaszania nieprawidłowości,
Nie zapomnij o wskazaniu czy dopuszczasz w organizacji zgłoszenia anonimowe!
Musisz też pamiętać o okresowym przeglądzie procedur, mającym na celu sprawdzenie jej funkcjonowania.
Polityka zgłaszania nieprawidłowości musi żyć razem z firmą.
Jak wskazano powyżej polityka firmy w zakresie zgłaszania nieprawidłowości musi żyć razem z firmą. Co zatem zrobić, by polityka zgłaszania nieprawidłowości była skuteczna i funkcjonowała w sposób prawidłowy? Musisz w szczególności:
- przeszkolić pracowników w zakresie polityki zgłaszania nieprawidłowości, ich praw oraz obowiązków jakie na nich nakłada,
- jeśli nie zdecydowałeś się na outsourcing zarządzania systemem ochrony sygnalistów, będziesz musiał zapewnić okresowe szkolenie kierowników działów i innych osób, które potencjalnie mogą otrzymać zgłoszenie o nieprawidłowościach. Często to właśnie takie osoby będą odbiorcami takich zgłoszeń, dlatego organizacje będą musiały zadbać o to, by odpowiednio postąpili ze zgłoszeniem i wiedzieli w jaki sposób odpowiednio chronić sygnalistę.
I pamiętaj żeby nie zabijać posłańca, ale skupić się na komunikacie – naturalnym jest, że pracownicy obawiają się o swoją pracę i dlatego chętniej będą zgłaszać nieodpowiednie zachowania, gdy będą pewni że zgłoszenia zostaną potraktowane poważnie, a ich tożsamość nie zostanie ujawniona.
Masz pytania dotyczące wdrożenia systemu ochrony sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej na temat sygnalistów? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
KANAŁY ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI – WADY I ZALETY POSZCZEGÓLNYCH ROZWIĄZAŃ
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
DYREKTYWA O OCHRONIE PRAW SYGNALISTÓW – NOWE OBOWIĄZKI FIRM
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: