Ochrona sygnalistów w sektorze Life Science

Przedsiębiorstwa z sektora nauk o życiu (Life Science) zdają sobie sprawę z poważnych konsekwencji związanych z zawiadomieniem pracownika o wykroczeniach w pracy. Przeszłe doniesienia o nielegalnych prowizjach, marketingu oraz wysokich roszczeniach sądowych skłoniły firmy do podjęcia działań regulacyjnych. W ostatnich latach takie przypadki miały miejsce głównie w Stanach Zjednoczonych, ale teraz dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie ochrony sygnalistów sugeruje, że wzrost aktywności demaskatorów może mieć miejsce także w Europie.

Kluczowe przepisy dyrektywy dotyczące sygnalistów

Dyrektywa o ochronie sygnalistów ma na celu zapewnienie ochrony przed odwetem dla osób, które zgłaszają naruszenia przepisów UE związane z pracą. Dotyczy to również naruszeń w sektorze Life Science, takich jak naruszenia standardów jakości i bezpieczeństwa produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania i zarządzania takimi naruszeniami.

Większość państw członkowskich UE do tej pory nie wdrożyła dyrektywy, ale od lipca 2023 roku przepisy dyrektywy zostały wdrożone we wszystkich państwach członkowskich, z wyjątkiem dwóch (Polska i Estonia). Firma z sektora Life Science prowadząca działalność w UE musi rozumieć lokalne przepisy w każdym kraju, w którym działa.

Minimalne wymagania dyrektywy obejmują:

1. Zakres funkcjonowania: Ochrona przed odwetem dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Jednak wymóg ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

2. Zakres osobowy: Wewnętrzny kanał zgłaszania musi być dostępny dla wszystkich pracowników firmy, włączając w to pracowników tymczasowych i zatrudnionych na czas określony.

3. Zakres zgłoszeń: Dyrektywa zapewnia ochronę dla osób zgłaszających naruszenia prawa UE w określonych obszarach. Państwa członkowskie mogą rozszerzyć ochronę na naruszenia prawa krajowego oraz na inne obszary, które nie zostały wymienione w dyrektywie.

4. Procedura sprawozdawczości wewnętrznej: Pracodawcy muszą ustanowić procedury sygnalistów dotyczące zgłoszeń ustnych lub pisemnych. Otrzymanie zgłoszenia musi zostać potwierdzone w ciągu siedmiu dni, a informacja zwrotna musi zostać przekazana w rozsądnym terminie. Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.

5. Odwet: Dyrektywa szeroko definiuje pojęcie odwetu wobec sygnalisty, obejmując takie działania jak brak awansu, zmiany w umowie o pracę, negatywne oceny okresowe, postępowania dyscyplinarne czy wreszcie zwolnienie z pracy.

6. Obrona przed postępowaniem sądowym: Dyrektywa zapewnia osobom zgłaszającym naruszenia prawa możliwość obrony, jeśli zostaną postawione w stan oskarżenia w związku z ujawnieniem informacji. Jeśli osoba miała uzasadnione podstawy do ujawnienia naruszenia, nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie.

7. Sankcje: Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia sankcji za działania odwetowe, ale pozostawia im swobodę określenia szczegółów.

Uwagi dla sektora Life Science

Sektor Life Science opiera się na badaniach naukowych, które generują cenne dane. Informacje te, wraz z abstrakcyjnymi pomysłami, danymi pacjentów i danymi eksperymentalnymi, muszą być chronione jako tajemnice handlowe. Dyrektywa może jednak ograniczać zdolność firm do ochrony tych tajemnic za pomocą postępowań sądowych, jeśli ujawnienie następuje w kontekście zgłoszenia nieprawidłowości. Przedsiębiorstwa z sektora Life Science powinny zastosować podejście skoncentrowane na wewnętrznym raportowaniu, aby zapobiec ujawnianiu poufnych informacji na zewnątrz. Wewnętrzne raportowanie może być wspierane przez jasne zasady, szkolenie pracowników i klarowne procedury zgłaszania.
Wiele globalnych przedsiębiorstw ma scentralizowane kanały raportowania grupowego. Dyrektywa pozwala na dzielenie się zasobami w celu przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia dochodzeń przez podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Jednak dla firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników dyrektywa nie zezwala na korzystanie z centralnych kanałów raportowania grupowego. Przedsiębiorstwo z sektora Life Science musi odpowiednio dostosować swoje procedury, aby uwzględnić zarówno lokalne, jak i centralne kanały zgłaszania.
Dyrektywa chroni sygnalistów przed działaniami odwetowymi, takimi jak brak awansu czy zmiana umowy o pracę. W sektorze Life Science, gdzie zatrudnienie tymczasowe jest powszechne, podejmowanie decyzji dotyczących umów o pracę może być problematyczne. Firma powinna być ostrożna, aby uniknąć zarzutów o odwet w związku z decyzjami dotyczącymi pracowników tymczasowych. Ponadto, działania odwetowe mogą obejmować również np. skierowanie na badania medycyny pracy, co wymaga szczególnej uwagi ze strony pracodawcy.

Podsumowanie

Wprowadzenie dyrektywy UE w sprawie ochrony sygnalistów ma istotne konsekwencje dla przedsiębiorstw z sektora Life Science. Przedsiębiorstwa muszą dostosować się do przepisów dotyczących wewnętrznych kanałów zgłaszania i zarządzania, a także uwzględnić ochronę tajemnic handlowych i ryzyko działań odwetowych. Dbałość o przestrzeganie przepisów oraz odpowiednie szkolenie pracowników są kluczowe dla ochrony zarówno sygnalistów, jak i interesów przedsiębiorstwa.