Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów ma na celu ustanowienie i ujednolicenie standardów ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej, w tym wprowadzenie spójnych wymagań dotyczących wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości przez firmy. Jednak opublikowany niedawno raport Komisji Europejskiej ujawnia, że transpozycja Dyrektywy do prawa krajowego w państwach członkowskich była niewystarczająca, a niektóre kluczowe obszary różnią się między państwami. Niniejszy artykuł przedstawia przegląd obecnego stanu wdrażania przepisów dotyczących sygnalistów w UE oraz ukazuje wyzwania wynikające z niejednolitego wdrożenia Dyrektywy. Analizuje także rozwój legislacji, który można oczekiwać w nadchodzących latach w ramach działań Komisji Europejskiej na rzecz promowania spójności przepisów dotyczących sygnalistów. W artykule zaproponowano również praktyczne elementy, które firmy powinny uwzględnić przy planowaniu przyszłych programów zgłaszania nieprawidłowości.
Wstęp
Zgodnie z najnowszym raportem Komisji Europejskiej, sygnaliści (tj. osoby, które w kontekście zawodowym uzyskują informacje o naruszeniu prawa i zgłaszają takie informacje) są kluczowi dla krajowych i europejskich systemów egzekwowania prawa. Zgłaszanie nieprawidłowości jest uważane za istotne narzędzie w zapobieganiu i reagowaniu na naruszenia prawa UE. Podobne stanowisko wyrażają różne organy egzekwowania prawa na całym świecie, które dążą do zachęcania do zgłaszania nieprawidłowości, m.in. poprzez ochronę sygnalistów przed odwetem, a nawet przyznawanie nagród finansowych za informacje, które prowadzą do skutecznych działań kontrolnych. Ogólnie rzecz biorąc, panuje szeroki konsensus co do tego, że zgłaszanie nieprawidłowości jest skutecznym narzędziem zwiększającym wykrywalność działań niezgodnych z prawem przez organy publiczne, jednocześnie obniżając koszty egzekwowania przepisów.
Oprócz wysokiej wartości zgłaszania nieprawidłowości z perspektywy publicznej, korzyści z tego płynące dla firm również nie powinny być bagatelizowane. Zgłaszanie nieprawidłowości stanowi znaczącą szansę dla firm, ponieważ jeśli uda im się zachęcić pracowników do zgłaszania nieprawidłowości wewnętrznie, zyskują możliwość samodzielnego zarządzania tymi kwestiami, co pozwala uniknąć zewnętrznych działań kontrolnych, a także ogranicza ryzyko odpowiedzialności i narażenie na szkodę dla reputacji. Ponadto wczesne wykrycie potencjalnie problematycznych działań może zapobiec ich rozwojowi na skalę systemową i zminimalizować negatywne skutki takich działań. Właściwe zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów pomaga także budować zaufanie pracowników do programu zgodności firmy i ogólnej kultury organizacyjnej.
Aby zrealizować korzyści płynące ze zgłaszania nieprawidłowości, firmy powinny ustanowić jasne zasady i procedury dotyczące postępowania ze zgłoszeniami, w tym skuteczne przeprowadzanie wewnętrznych dochodzeń wywołanych przez zgłoszenia. Dochodzenia te powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie sygnalistów oraz wewnętrznymi procedurami firmy.
Stan wdrażania dyrektywy o sygnalistach w UE
Legislacja dotycząca ochrony sygnalistów w UE przeszła niedawno transformację w wyniku Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa o Sygnalistach). Proces transpozycji Dyrektywy został niedawno zakończony we wszystkich państwach członkowskich, przy czym Estonia i Polska były ostatnimi państwami, które przyjęły krajowe przepisy o ochronie sygnalistów w maju 2024 r. W związku z tym Komisja Europejska wykorzystała zakończenie transpozycji Dyrektywy jako okazję do oceny zgodności przepisów krajowych z wymogami Dyrektywy.
Złożoność przepisów dotyczących sygnalistów w UE
Dyrektywa o sygnalistach została przyjęta w październiku 2019 r. jako pierwszy krok w stworzeniu kompleksowych ram prawnych dotyczących ochrony sygnalistów w Europie, ponieważ wcześniejsze regulacje uznano za niewystarczające i fragmentaryczne.
Dyrektywa zawiera kluczowe obowiązki i gwarancje ochronne. Po pierwsze, Dyrektywa zapewnia szeroką ochronę, obejmując szeroką definicję represji oraz szeroką definicję osób zgłaszających, które obejmuje każdą osobę, która uzyskała informacje w kontekście zawodowym, a nie tylko pracowników.
Ponadto ochrona przewidziana przez Dyrektywę ma zastosowanie, gdy:
- sygnalista zgłasza naruszenie w dobrej wierze, co oznacza, że istnieją uzasadnione podstawy do uznania, że zgłoszone informacje są prawdziwe w momencie zgłoszenia;
- przedmiot zgłoszenia mieści się w zakresie Dyrektywy o Sygnalistach; oraz
- zgłoszenie jest dokonane wewnętrznie, zewnętrznie lub za pomocą ujawnienia publicznego.
Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane np. za pośrednictwem wewnętrznych kanałów lub infolinii, podczas gdy zgłoszenia zewnętrzne są przekazywane właściwym organom. Dyrektywa nie wymaga zgłaszania wewnętrznego przed zgłoszeniem zewnętrznym.
Ostatni wymóg dotyczy ustanowienia przez organizacje, które objęte są zakresem Dyrektywy, wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, ustanowienia procedur dotyczących reagowania na zgłoszenia oraz zapewnienia jasnych informacji na temat zewnętrznych kanałów zgłaszania. Podmioty zatrudniające 50 lub więcej pełnoetatowych pracowników były zobowiązane do wdrożenia wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości do dnia 17 grudnia 2023 r. Państwa członkowskie miały za zadanie określenie szczegółów dotyczących takich kanałów zgłaszania w przepisach krajowych.
Kluczowe różnice w implementacji Dyrektywy
Chociaż Dyrektywa została wdrożona w różny sposób w poszczególnych państwach członkowskich, kluczową różnicą jest sposób, w jaki państwa członkowskie postanowiły wdrożyć wymóg posiadania osobnego kanału zgłaszania nieprawidłowości dla każdej jednostki firmy zatrudniającej 50 lub więcej FTE.
Komisja Europejska jasno wyraziła swoje stanowisko w sprawie interpretacji Dyrektywy, podkreślając, że kanały zgłaszania nie mogą być ustanawiane wyłącznie na szczeblu centralnym w ramach grupy, a wszystkie średnie i duże firmy należące do grupy pozostają zobowiązane do posiadania swoich własnych kanałów zgłaszania. Jednakże jedynie dziewięć państw członkowskich (Belgia, Czechy, Estonia, Irlandia, Malta, Niderlandy, Polska, Rumunia i Słowacja) zastosowało się do tego podejścia, wymagając od firm ustanowienia lokalnych kanałów zgłaszania.
Wyzwania i najlepsze praktyki
Kompleksowość regulacji dotyczących sygnalistów w UE stanowi wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się międzynarodowe firmy. W kontekście różnych wymagań w poszczególnych państwach członkowskich, firmy mogą skorzystać z modelu hybrydowego, łączącego centralny kanał zgłaszania na poziomie grupy z lokalnymi kanałami w krajach, w których prowadzą działalność. Ponadto, aby zarządzać różnymi wymaganiami w UE, firmy mogą stworzyć centralną politykę zgłaszania nieprawidłowości opartą na Dyrektywie, uzupełnioną o lokalne załączniki w razie potrzeby, aby spełnić specyficzne wymagania krajowe.
Podsumowanie
Wraz z niedawnym zakończeniem transpozycji Dyrektywy o sygnalistach we wszystkich państwach członkowskich, firmy mają dobrą okazję do przejrzenia swoich procedur zgłaszania nieprawidłowości. Choć przestrzeganie różnych krajowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów może wydawać się trudne, można to skutecznie zarządzać. Najważniejsze jest, aby międzynarodowe firmy rozważyły zastosowanie modelu hybrydowego oraz stworzenie centralnej polityki zgłaszania nieprawidłowości opartej na Dyrektywie, z dodatkowymi załącznikami dla poszczególnych państw członkowskich.
Oprócz projektowania procedur i kanałów zgłaszania, aby w pełni wykorzystać korzyści płynące ze zgłaszania nieprawidłowości, firmy powinny również przygotować się na wewnętrzne dochodzenia, które prawdopodobnie będą inicjowane przez nadchodzące zgłoszenia.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: