Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zwana powszechnie jako dyrektywa o ochronie praw sygnalistów zacznie obowiązywać już w grudniu 2021 roku.
Dyrektywa o ochronie praw sygnalistów czy też skrótowo dyrektywa o sygnalistach nakłada na przedsiębiorców (nie tylko dużych) wiele nowych obowiązków związanych z zapewnieniem szeroko pojętej zgodności swoich organizacji w obszarze ochrony sygnalistów. Już teraz wielu z nich zadaje sobie szereg pytań nawet tak podstawowych jak: kim jest ten sygnalista i jak go chronić. Jest to zatem doskonały czas na bliższe poznanie nowych obowiązków, które nakłada na organizacje, ale przede wszystkim to doskonały czas na audyt i przegląd dotychczas obowiązujących procedur oraz uwzględnienie w nich nowych regulacji, które wiążą się z implementacją dyrektywy o sygnalistach.
Czego dotyczy unijna dyrektywa o sygnalistach UE 2019/1937?
Dyrektywa UE 2019/1937 w sprawie ochrony sygnalistów (dalej jako: “Dyrektywa sygnalistów”) ma na celu zagwarantować ochronę sygnalistów, którzy zgłaszają naruszenie prawa UE. Dodatkowo, Dyrektywa określa minimalne normy dotyczące sposobu reagowania na zgłaszane przez sygnalistów wątpliwości i sposoby ich rozwiązania.
W jakich obszarach naruszenia prawa będzie obowiązywać dyrektywa o ochronie sygnalistów?
- zamówienia publiczne;
- usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
- bezpieczeństwo transportu;
- ochrona środowiska;
- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
- bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan
- zwierząt;
- zdrowie publiczne;
- ochrona konsumentów;
- ochrona prywatności i danych osobowych oraz
- bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
- naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii i
- określone szczegółowo w stosownych środkach unijnych;
- naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, w tym
- naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa, jak również naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego w odniesieniu do działań, które stanowią naruszenie przepisów o podatku od osób prawnych lub do praktyk mających na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przedmiotem lub celem mających zastosowanie przepisów o podatku od osób prawnych.
Których firm dotyczy Dyrektywa o ochronie praw sygnalistów?
Procedury przewidziane w Dyrektywie sygnalistów powinny zostać wprowadzone przez podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników (nie chodzi tu tylko o pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jako pracownik jest również traktowana osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia/umowy o dzieło/umowy o świadczenie usług).
To nie wszystko – państwa członkowskie mogą zobowiązać podmioty w sektorze prywatnym, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników, do ustanowienia wewnętrznych kanałów i procedur dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Wszystko zatem w rękach naszego ustawodawcy! Dyrektywa o sygnalistach i jej implementacja mogą zatem stać się obowiązkiem także w Twojej firmy. Dlatego warto już wcześniej sprawdzić, czego dotyczy unijna dyrektywa o sygnalistach.
Uwaga!
Procedury dot. ochrony sygnalistów będą musieli wdrożyć również mikro przedsiębiorcy i mali przedsiębiorcy, jeżeli biorą udział w przetargach organizowanych w ramach zamówień publicznych lub korzystają ze środków unijnych.
Implementacja dyrektywy o sygnalistach: Jakie nowe obowiązki przewidziano dla przedsiębiorców?
Dyrektywa dotycząca sygnalistów przewiduje zgłaszanie przypadków wewnętrznych i zewnętrznych.
W obu przypadkach mają zastosowanie następujące szczególne wymagania:
Poufność: wewnętrzne mechanizmy zgłaszania muszą chronić tożsamość sygnalistów. Nieupoważnieni pracownicy, którzy nie są wyraźnie określani jako odbiorcy zgłoszeń w polityce informowania o nieprawidłowościach, powinni mieć zakaz wglądu do tych informacji, a tożsamość sygnalisty nie może być publicznie ujawniona bez jego wyraźnej zgody.
Przetwarzanie danych osobowych: Przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się na podstawie dyrektywy o nieprawidłowościach, w tym wymiana lub przekazywanie danych osobowych przez właściwe organy, musi być zgodne z RODO i dyrektywą 2016/680. Dane osobowe, które w oczywisty sposób nie mają znaczenia dla obsługi konkretnego zgłoszenia, nie mogą być gromadzone lub, jeśli zostały zebrane przypadkowo, muszą zostać usunięte bez zbędnej zwłoki.
Jakie wymogi należy spełnić, by prawidłowo wdrożyć Dyrektywę? Na czym polega jej implementacja?
Pracownicy muszą mieć możliwość zgłaszania wątpliwości w sposób zapewniający poufność poprzez dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.
Jakie czynności należy dokonać po otrzymaniu zawiadomienia o nieprawidłowościach?
Odbiorca zgłoszenia będzie zobowiązany do podjęcia działań następczych. Działania następcze to takie działania, które zostały podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedur.
Masz pytania lub wątpliwości z zakresu nowych obowiązków jakie będziesz mieć po 17 grudnia 2021? Zapraszamy do zadawania pytań na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio do Błażeja Wągiela, śledzenia naszych mediów społecznościowych oraz strony internetowej www.whistleprotect.eu gdzie pojawiać się będą analizy i informacje dotyczące dyrektywy o ochronie sygnalistów.
Ochrona sygnalistów Q&A najczęściej zadawane pytania