Ochrona sygnalistów znajduje się w programie UE od dłuższego czasu. Cztery lata temu UE wydała we wszystkich swoich państwach członkowskich unijną dyrektywę w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości . Chociaż wiele państw członkowskich nie dotrzymało pierwotnego terminu 17 grudnia 2021 r. na włączenie dyrektywy do swojego ustawodawstwa krajowego przez państwa członkowskie , drugi termin określony w dyrektywie zbliża się obecnie: do 17 grudnia 2023 r. wszystkie państwa członkowskie Państwa mają obowiązek wprowadzić w życie przepisy odpowiadające dyrektywie, w tym jej wymóg, aby pracodawcy zatrudniający mniej niż 250 (i więcej niż 50) pracowników tworzyli wewnętrzne kanały raportowania.
W międzyczasie prawie wszystkie państwa członkowskie UE, a także inne kraje europejskie wdrożyły minimalne standardy określone w dyrektywie. Jest kilka krajów, takich jak Norwegia i inni członkowie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), które jeszcze go nie wdrożyły. Jednak nawet w niektórych z tych krajów trwają prace nad ustawodawstwem wykonawczym. Oczekuje się, że również w Wielkiej Brytanii wiele firm zastosuje się do nowych zasad i procedur dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości, chociaż koncepcja i wymóg tworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania wprowadza pewne nowe aspekty do dawno ustalonych przepisów dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości. W związku z tym unijna dyrektywa dotycząca sygnalistów potencjalnie ustanowi standardy dla wszystkich europejskich firm.
Jak widać, prawie wszystkie państwa członkowskie UE ustaliły kluczowe wymagania w sposób jednolity, transponując je do prawa lokalnego. Jednakże inne elementy, takie jak kary, zakres i szczegółowe wymogi dotyczące dalszych działań, różnią się w zależności od państwa członkowskiego. Aby pomóc pracodawcom w poruszaniu się po różnych przepisach w UE i Europie, przygotowaliśmy przegląd niektórych kluczowych ustaleń i kwestii w oparciu o opinie, które zebraliśmy przy bardzo cenionej pomocy naszych europejskich kolegów.
Wewnętrzny kanał raportowania
Co najważniejsze, dyrektywa wymaga od pracodawców utworzenia wewnętrznych kanałów raportowania. Ponadto państwa członkowskie mają obowiązek ustanowienia zewnętrznych kanałów sprawozdawczych. Ponadto Dyrektywa zapewnia podstawową swobodę wyboru sygnalistom, którzy nie muszą wcześniej kontaktować się z pracodawcą w przypadku wykrycia naruszenia przepisów (tzw. raportowanie wewnętrzne), ale mogą bezpośrednio zaangażować właściwy organ (tzw. raportowanie zewnętrzne).
Dyrektywa wymaga jednak od państw członkowskich zachęcania do korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania. Uważa się, że leży to również w najlepszym interesie pracodawcy, ponieważ zapewniając atrakcyjny kanał wewnętrzny, może on znacznie zmniejszyć ryzyko, że pracownicy zwrócą się bezpośrednio do władz ze swoimi spostrzeżeniami, a nawet rozważą upublicznienie informacji. W tym kontekście nie należy lekceważyć ryzyka potencjalnej utraty reputacji oraz wycieku informacji wewnętrznych firmy i ewentualnie tajemnic handlowych.
Udostępnianie kanałów centralnych w ramach grupy
Dyrektywa przewiduje uproszczenia dla pracodawców zatrudniających na ogół nie więcej niż 249 pracowników i umożliwia tym grupom pracodawców wspólne kanały sygnalistów w tym samym kraju, w którym mogą prowadzić wspólne wewnętrzne biuro sprawozdawcze lub wspólnie zawierać umowy z zewnętrzną stroną trzecią. Zdecydowana większość krajów europejskich wdrożyła to w swoich lokalnych przepisach. Są jednak też kraje ( np . Holandia), które w ogóle nie zezwalają na takie udostępnianie.
Tymczasem niewielka liczba krajów ( np . Austria, Dania, Niemcy i Hiszpania) wykracza poza te minimalne standardy, ponieważ ich przepisy transpozycji wyraźnie mają na celu umożliwienie przedsiębiorstwom wykorzystywania lub łączenia scentralizowanych zasobów już dostępnych na poziomie grupy. Tego poglądu nie podziela jednak Komisja Europejska, która uważa, że ogólnogrupowy system sygnalizowania nieprawidłowości nie spełnia wymogów Dyrektywy i nie może zwolnić spółek zależnych z obowiązku prowadzenia własnych kanałów wewnętrznych. Biorąc pod uwagę te różne poglądy lokalnych prawodawców i organu UE, zalecamy zbadanie możliwych alternatyw dla takiego wdrożenia, nawet jeśli w grupie istnieje łatwy dostęp do istniejących zasobów. Niestety, nie wiadomo jeszcze (prawdopodobnie sądowe) wyjaśnienie tej kwestii związanej z interpretacją przepisów dyrektywy.
Wreszcie, w tym kontekście należy zauważyć, że obowiązek podjęcia środków w celu naprawienia naruszenia oraz obowiązek przekazania informacji sygnaliście w każdym przypadku spoczywa na indywidualnym pracodawcy.
Materiał Zakres zastosowania
Niektóre Państwa członkowskie, choć tylko kilka ( np . Niemcy, Hiszpania i Szwecja), rozszerzyły zakres przedmiotowy stosowania i wyszły poza minimalny standard Dyrektywy, wprowadzając bardziej wyczerpujący wykaz spraw podlegających zgłoszeniu, obejmujący więcej niż tylko szczegółowe naruszenia prawa UE.
Zapewnienie ochrony sygnalistom
Co istotne, Dyrektywa nakłada na sygnalistę obowiązek kompleksowej ochrony, w szczególności przed wszelkimi formami represji. Represje to działania lub zaniechania w związku z działalnością zawodową, będące reakcją na zgłoszenie lub ujawnienie, w wyniku których sygnalista doznaje lub może ponieść nieuzasadnioną krzywdę. Może to obejmować działania takie jak m.in. przeniesienie, zaniechanie podwyżki, upomnienie, a także rozwiązanie stosunku pracy.
Anonimowe raportowanie
Dyrektywa pozostawia również w gestii państw członkowskich decyzję, czy pracodawcy mają obowiązek akceptowania anonimowych zgłoszeń i podejmowania dalszych działań w związku z nimi. Chociaż 12 krajów europejskich wyraźnie zezwala na anonimowe zgłaszanie, pięć krajów umożliwiło pracodawcy badanie również anonimowych zgłoszeń.
Ponieważ uwzględnienie anonimowych zgłoszeń wewnętrznych może zwiększyć akceptację i zaufanie do wewnętrznych systemów sygnalizowania nieprawidłowości, należy przynajmniej rozważyć ten krok – pod warunkiem, że odpowiednie przepisy lokalne wdrożyły w takim zakresie możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.
Sankcje
Wreszcie, duża część krajów europejskich wprowadziła kary pieniężne za naruszenia przepisów dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości, mimo że Dyrektywa nie zawierała żadnych uściśleń w tym zakresie. W niektórych przypadkach i krajach kary mogą być wysokie. Ponownie nie należy lekceważyć zgodności z dyrektywą i odpowiednimi lokalnymi przepisami wykonawczymi.