System zgłaszania nieprawidłowości: Co musisz wiedzieć?

W ramach programów zgodności, kanały zgłaszania nieprawidłowości mogą być wykorzystywane jako narzędzie zarządzania ryzykiem, dając organizacjom szansę na wcześniejsze wykrywanie nieprawidłowości i zapobieganie lub łagodzenie ryzyk finansowych i reputacyjnych.

Pracownicy zachęcani do otwartego zgłaszania swoich obaw poprzez bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości pozwalają budować pewne i bezpieczne środowisko pracy. Jednak organizacja musi pamiętać o zapewnieniu sygnalistom poufności, udzielaniu odpowiedzi sygnalistom w odpowiednim terminie i o wdrożeniu działań następczych. W przeciwnym razie kanał zgłaszania nieprawidłowości szybko straci swoją wiarygodność i zaufanie w oczach pracowników.

Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów

Dyrektywa (UE) 2019/1937 (tzw. „Dyrektywa o Ochronie Sygnalistów”) ma na celu stworzenie zharmonizowanych ram prawnych, które wprowadzą znaczące zmiany w podejściu do whistleblowingu w wielu państwach członkowskich, i będą miały wpływ na pracodawców prowadzących działalność transgraniczną w UE. Dyrektywa ta dotyczy wszystkich podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym zatrudniających 50 lub więcej pracowników oraz, niezależnie od liczby pracowników, podmiotów objętych niektórymi przepisami UE, w tym przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML).

Kanały zgłaszania i procedury

Kanały zgłaszania nieprawidłowości mogą działać wewnętrznie lub zewnętrznie, muszą zapewniać poufność, ochronę danych, brak konfliktu interesów oraz możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Co do procedur, to muszą one uwzględniać:

• przyjmowanie zgłoszeń w sposób bezpieczny i poufny,
• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu siedmiu dni,
• niezależną i bezstronną osobę lub dział odpowiedzialny za monitorowanie zgłoszeń,
• feedback dla zgłaszającego w ciągu trzech miesięcy.

Główne elementy systemu zgłaszania nieprawidłowości

1. Kanały zgłaszania: Organizacje powinny posiadać różnorodne systemy umożliwiające bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości, takie jak np. skrzynka fizyczna, platforma online, infolinia.
2. Niezależne osoby: Organizacje powinny wyznaczyć do przyjmowania, monitorowania i zarządzania zgłoszeniami niezależne osoby.
3. Szkolenia: Pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie ochrony sygnalistów.
4. Poufność: Tożsamość sygnalistów musi być chroniona.
5. Brak Odwetu: Należy zapewnić sygnalistom ochronę przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi.

Rola zarządu

Skuteczność systemu zgłaszania nieprawidłowości zależy od zaangażowania najwyższego szczebla organizacji. Muszą oni zapewnić, że zgłaszający nie będą ignorowani, uciszani ani karani. Konieczne jest również utrzymanie niezależności procesu zgłaszania, aby uniknąć nadmiernej kontroli zarządu, która mogłaby zniechęcić pracowników do zgłaszania nieprawidłowości.

Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.