Zgłoszenia wewnętrzne w grupach kapitałowych Q&A

Kto będzie uprawniony do odbierania zgłoszeń o naruszeniu prawa w ramach procedury wewnętrznej?

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów nie wskazuje wprost podmiotów uprawnionych do odbierania zgłoszeń o naruszeniu prawa, pozostawiając tę decyzję organizacjom i przedsiębiorstwom wdrażającym procedurę wewnętrzną. Ustawodawca zaznacza, że należy wyznaczyć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub konkretną osobę w ramach struktury organizacyjnej, która będzie uprawniona do odbierania zgłoszeń o naruszeniu prawa.

W celu określenia, kto może być uprawniony do odbierania zgłoszeń, pomocne mogą być inne akty prawne, takie jak Ustawa Prawo bankowe czy Ustawa o ofercie publicznej.

Zgodnie z nimi, podmiotami uprawnionymi do odbierania zgłoszeń od sygnalistów może być zarząd lub rada nadzorcza, szczególnie gdy zgłoszenie dotyczy zarządu. W praktyce wdrażanie procedur sygnalizowania naruszeń prawa zależy od potrzeb i możliwości logistyczno-technicznych danej organizacji, co determinuje, który podmiot zostanie uprawniony do odbierania zgłoszeń. Może to być zarząd, wybrany członek zarządu, dział HR, wewnętrzny dział prawny lub konkretny pracownik, na przykład Compliance Officer, szef działu HR, prawnik wewnętrzny czy prokurent.

Projektowana ustawa rozróżnia podmiot upoważniony do odbierania zgłoszenia o naruszeniu prawa od podmiotu upoważnionego do podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i komunikacji z sygnalistą. Nie ma przeciwwskazań, aby ten sam podmiot pełnił obie funkcje. W każdym przypadku należy pamiętać, że podmiot ten powinien być bezstronny i działać z największą starannością.

Dyrektywa wskazuje, że osoba odbierająca zgłoszenia lub podejmująca działania następcze powinna być niezależna i bezstronna, nie mieć konfliktu interesu, cieszyć się zaufaniem oraz posiadać odpowiednie zdolności i uprawnienia.

Powinna także odbyć szkolenia i znać przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych. Ważne jest, aby osoba ta była samodzielna i komunikatywna, co pozwoli na pełne odzwierciedlenie celów procedury wewnętrznej.

Czy w grupie kapitałowej będzie można mieć jedną procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Nie, posiadanie jednej procedury zgłoszeń wewnętrznych w całej grupie kapitałowej nie będzie wystarczające. Każda spółka spełniająca kryteria ustawowe do wdrożenia procedury będzie musiała posiadać własną procedurę wewnętrzną, opracowaną i wdrożoną zgodnie z przepisami projektowanej ustawy. Celem tego nakazu jest maksymalizacja efektywności zgłoszeń nieprawidłowości w danej organizacji. System powinien być dostępny dla sygnalistów, a działania w ramach mechanizmu ochrony sygnalistów powinny uwzględniać kontekst funkcjonowania danego podmiotu. Odrębny kanał zgłoszeń w spółce córce ma zapewnić łatwiejszy, sprawniejszy i bardziej przejrzysty dostęp do mechanizmów przez sygnalistów oraz zniwelować różnice kulturowe i językowe.

Jednak możliwe będzie, aby procedura spółki matki była dostępna dodatkowo dla pracowników spółek córek, zwłaszcza gdy problemy mają charakter międzynarodowy lub wykraczają poza kontekst spółki córki. Takie rozwiązanie zapewnia sygnalistom większą ochronę i sprawniejsze wyeliminowanie problemu będącego przedmiotem zgłoszenia.

W grupie kapitałowej można także skorzystać z konstrukcji współdzielenia zasobów (dla podmiotów o wielkości 50 do 250 pracowników) lub upoważnienia podmiotu zewnętrznego. W praktyce pojawiają się wątpliwości, czy upoważnienie podmiotu zewnętrznego może dotyczyć prowadzenia działań następczych. Ostateczny kształt przepisów i praktyczne doświadczenia pozwolą na wyjaśnienie tego zagadnienia.

Czy spółki z grupy kapitałowej będą mogły współpracować przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach? Jeśli tak, to w jakim zakresie?

Tak, niektóre podmioty zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będą mogły w ograniczonym zakresie współpracować przy realizacji ustawowych obowiązków. Ma to szczególne znaczenie dla spółek funkcjonujących w ramach grupy kapitałowej. Mowa tutaj wyłącznie o podmiotach prywatnych, zatrudniających co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, które będą mogły współpracować przy realizacji obowiązków dotyczących sygnalistów.

Podmioty te będą zobowiązane do zawarcia umowy, na podstawie której ustalą wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających, pod warunkiem zapewnienia zgodności tych czynności z wymogami prawnymi. Współpraca ta umożliwi bardziej efektywne zarządzanie zgłoszeniami i zasobami w ramach grupy kapitałowej, co jest szczególnie ważne dla średnich przedsiębiorstw.

Jednostki samorządu terytorialnego będą mogły ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem zapewnienia ich odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Warto podkreślić, że współpraca w zakresie realizacji obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach nie jest obowiązkowa, ale stanowi uprawnienie, które ma na celu zwiększenie funkcjonalności i efektywności projektowanych rozwiązań.

Czy będzie można upoważnić podmiot trzeci do wykonywania obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach?

Tak, będzie można upoważnić niezależny i obiektywny podmiot zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa. Informacja ta powinna zostać zawarta w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, co dotyczy także spółek z grup kapitałowych.

• upoważnienie podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa będzie wymagało zawarcia z tym podmiotem umowy, która będzie regulować:
• powierzenie obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia,
• przekazywanie informacji zwrotnej,
• dostarczanie informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Umowa ta będzie musiała zawierać postanowienia zapewniające zgodność tych czynności z projektowaną ustawą oraz szczegółowo określać prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Każdy podmiot obowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie mógł upoważnić podmiot trzeci do realizacji ustawowych obowiązków, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Projektowane przepisy mają na celu ułatwienie realizacji obowiązków wynikających z ustawy, zapewnienie efektywności procedury zgłoszeń naruszeń prawa oraz odciążenie przedsiębiorstw, które nie dysponują wewnętrznymi zasobami do zarządzania zagadnieniami związanymi z sygnalistami.

W związku z przyspieszeniem prac legislacyjnych nad projektowaną ustawą warto już teraz podjąć pierwsze kroki w celu wdrożenia odpowiednich procedur i logistyczne przygotowanie się do nowych obowiązków.