Wprowadzenie 17 grudnia 2023 r., jako ostatecznego terminu na wdrożenie kanałów raportowania wewnętrznego zgodnie z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów dla średnich przedsiębiorców, stwarza wyzwania dla licznych międzynarodowych pracodawców. Wielu z nich boryka się z problemami związanymi z szybkim wdrażaniem rozwiązań, co wymaga strategicznego podejścia już na etapie planowania projektu.
Unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów, która pierwotnie miała być transponowana do prawa krajowego państw członkowskich UE do 17 grudnia 2021 r., została opóźniona przez większość krajów. Groźba postępowania w sprawie naruszenia przepisów ze strony Komisji Europejskiej wobec państw członkowskich zmusza przedsiębiorstwa do szybkiego dostosowania się do lawiny przepisów wykonawczych, zwłaszcza tych dotyczących średnich przedsiębiorstw zatrudniających od 50 do 249 pracowników, które mają niewiele czasu na dostosowanie się do krajowych terminów.
W przypadku większych przedsiębiorstw zatrudniających 250 lub więcej pracowników, już od jakiegoś czasu istnieje pilna konieczność wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Dla pracodawców o średniej wielkości, mających czas do 17 grudnia 2023 r. na dostosowanie się, kluczowe jest zidentyfikowanie, które jednostki muszą posiadać taki kanał, a które nie. Warto także rozważyć, czy przepisy obejmują nie tylko podmioty prawne, ale także oddziały spełniające próg liczby pracowników.
W trakcie etapu planowania projektu, przedsiębiorstwa powinny dokładnie ustalić, czy zastosować kompleksowe podejście, oferując kanał zgłaszania nieprawidłowości wszystkim pracownikom w UE (niezależnie od wielkości podmiotu). Zrozumienie, gdzie kanał jest obowiązkowy, a gdzie opcjonalny, umożliwi efektywne zarządzanie zgodnością i podejmowanie decyzji opartych na analizie ryzyka.
Ważnym elementem jest również decyzja, na jakie podmioty rozszerzyć procedurę raportowania. Przedsiębiorstwa mogą rozważyć poszerzenie kanału na pracowników prowadzących działalność na własny rachunek, byłych pracowników, nowo zatrudnionych oraz osoby pracujące dla wykonawców lub dostawców. Przyjęcie jednolitej procedury grupowej lub uwzględnienie różnic między krajami (jeśli istnieją) pozwala na skuteczne dostosowanie się do lokalnych przepisów.
Dyrektywa narzuca minimalne standardy systemu ochrony sygnalistów, jednak lokalne przepisy mogą je rozszerzać. Istnieją różnice między krajami dotyczące zakresu zgłaszanych spraw, wymagań językowych, a także prywatności danych. Międzynarodowe przedsiębiorstwa muszą odpowiednio wcześnie zidentyfikować te odchylenia, aby dostosować procedury grupowe lub uwzględnić różnice między krajami.
Największym wyzwaniem jest wprowadzenie scentralizowanych kanałów raportowania, co jest sprzeczne z poglądem Komisji Europejskiej, która uważa, że grupowy kanał nie powinien być jedyną opcją. Mimo to, przedsiębiorstwa często decydują się na procedury grupowe, co wymaga uwzględnienia dostępu do lokalnych możliwości zgłaszania. To istotna kwestia do rozważenia na etapie planowania projektu zgodności.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: