Ustawa o ochronie sygnalistów to jeden z najnowszych aktów prawnych, który reguluje kwestię zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy. Mimo że skupia się ona głównie na fazie przyjmowania zgłoszeń, to pozostawia wiele otwartych kwestii związanych z dalszym postępowaniem po ich otrzymaniu. Co więcej, pojawia się również pytanie, czy można zlecać te obowiązki firmom zewnętrznym, takim jak kancelarie prawne.
Ustawa o ochronie sygnalistów to odpowiedź polskiego ustawodawcy na dyrektywę Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ma na celu stworzenie ram prawnych, które umożliwią bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości w miejscu pracy bez obawy o represje.
Ochrona sygnalistów – na czym polega?
Ochrona sygnalistów oznacza przede wszystkim zapewnienie im bezpieczeństwa przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja lub inne formy dyskryminacji. Sygnaliści mogą zgłaszać takie nieprawidłowości jak korupcja, oszustwa, molestowanie seksualne czy inne działania sprzeczne z prawem.
Obowiązek utworzenia wewnętrznych procedur zgłoszeniowych
Każde przedsiębiorstwo zatrudniające więcej niż 50 pracowników jest zobowiązane do stworzenia wewnętrznych procedur, które umożliwią zgłaszanie naruszeń. Zgłoszenia te muszą być odbierane i odpowiednio rozpatrywane, co wymaga wyznaczenia odpowiednich kanałów komunikacji.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedur?
Obowiązek wdrożenia systemów zgłaszania naruszeń obejmuje zarówno firmy prywatne, jak i instytucje publiczne. Przepisy te dotyczą każdej organizacji zatrudniającej co najmniej 50 osób, niezależnie od tego, czy są to pracownicy pełnoetatowi, czy osoby pracujące na podstawie innych umów.
Kanały do zgłaszania naruszeń
Zgodnie z ustawą, firmy muszą zapewnić odpowiednie kanały komunikacyjne, przez które sygnaliści będą mogli zgłaszać nieprawidłowości. Mogą to być dedykowane skrzynki e-mailowe, linie telefoniczne czy specjalne formularze online.
Outsourcing przyjmowania zgłoszeń sygnalistów
Rola outsourcerów w procesie przyjmowania zgłoszeń
Jednym z najbardziej interesujących aspektów ustawy jest możliwość zlecenia przyjmowania zgłoszeń firmom zewnętrznym, takim jak kancelarie prawne czy dostawcy technologii. Outsourcerzy mogą działać jako pośrednicy, odbierając zgłoszenia i gwarantując ochronę poufności sygnalisty.
Prawo unijne a outsourcing zgłoszeń sygnalistów
Dyrektywa unijna dotycząca ochrony sygnalistów, wdrożona w wielu krajach członkowskich UE, dopuszcza możliwość outsourcingu zarówno przyjmowania zgłoszeń, jak i dalszego postępowania z nimi. Jednak polska ustawa wprowadza pewne ograniczenia, które budzą wątpliwości w kontekście możliwości outsourcingu działań następujących po przyjęciu zgłoszenia.
Dyskusja nad outsourcingiem dalszych działań po przyjęciu zgłoszeń
Dyrektywa UE pozwala na „dzielenie się zasobami” w zakresie zarówno przyjmowania, jak i analizowania zgłoszeń. Tymczasem polska ustawa pozwala jedynie na wspólne ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń, co wywołuje dyskusje dotyczące możliwości outsourcingu kolejnych etapów, takich jak badanie zgłoszeń.
Grupy spółek a polska ustawa o sygnalistach
Międzynarodowe grupy kapitałowe, które mają swoje filie w Polsce, często posiadają już rozbudowane systemy do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Zgodnie z dyrektywą UE, mogą one korzystać z outsourcerów na poziomie międzynarodowym. Jednak polska ustawa zmusza takie firmy do rewizji swoich polityk i dostosowania ich do krajowych przepisów.
Obowiązki outsourcerów w zakresie ochrony tożsamości sygnalistów
Zasady poufności i ochrona danych osobowych
Outsourcerzy, tacy jak kancelarie prawne, muszą zapewnić, że informacje dotyczące sygnalistów są bezpieczne i chronione przed nieuprawnionym dostępem. Dotyczy to zarówno danych sygnalistów, jak i osób, które są przedmiotem zgłoszenia.
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Każda osoba zaangażowana w proces przyjmowania lub analizowania zgłoszeń musi posiadać odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, co jest szczególnym wymogiem polskiej ustawy.
Rola kancelarii prawnych jako outsourcerów
Kancelarie prawne, dzięki swojemu doświadczeniu w zarządzaniu konfliktami oraz znajomości krajowych regulacji prawnych, są idealnie predestynowane do pełnienia roli outsourcerów w procesie przyjmowania zgłoszeń. Mogą one nie tylko zapewnić poufność, ale także doradzać firmom w zakresie dalszych działań.
Zalety współpracy z kancelarią prawną przy obsłudze zgłoszeń
Współpraca z kancelarią prawną to gwarancja profesjonalizmu, zgodności z przepisami prawa oraz ochrony danych osobowych. Kancelarie mogą również pomóc firmom w analizie zgłoszeń i doradztwie prawnym, co jest kluczowe dla właściwego postępowania z sygnalistami.
Przyszłość systemów zgłaszania naruszeń w Polsce
Z uwagi na zmieniające się przepisy oraz ewolucję międzynarodowych systemów zgłaszania naruszeń, polskie firmy będą musiały dostosować się do nowych wymagań. Istotną rolę w tym procesie odegrają kancelarie prawne oraz inne firmy oferujące outsourcing w zakresie obsługi zgłoszeń.
Podsumowanie
Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce otwiera nowe możliwości dla firm zewnętrznych, takich jak kancelarie prawne, do pełnienia roli pośredników w procesie przyjmowania zgłoszeń. Niemniej jednak, różnice między polskimi przepisami a dyrektywą UE powodują pewne niejasności, które wymagają dalszej dyskusji i analiz. Outsourcerzy, zwłaszcza kancelarie, mają kluczową rolę do odegrania w przyszłości systemów zgłaszania naruszeń, zapewniając zgodność z przepisami i ochronę danych.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas szkolenia: