W słownikach próżno szukać definicji którą zawierać powinna każda skuteczna procedura sygnalisty tj. „postępowania wyjaśniającego” – wobec tego należy posłużyć się tutaj groźniej brzmiącym zwrotem– tj. „dochodzeniem”. Wielki słownik języka polskiego definiuje dochodzenie jako „ogół czynności zmierzających do wykrycia sprawcy oraz okoliczności popełnienia jakiegoś wykroczenia lub przestępstwa”. Z definicji tej wprost wynika, że dochodzenie jest nierozerwalnie związane z procesem ustalania faktów.
Nie ma nic gorszego dla organizacji niż źle prowadzone dochodzenie w wyniku zgłoszenia nieprawidłowości. Popełnienie błędów w tej materii może powodować znaczące koszty dla samej organizacji, dodatkowo mogą one też wyrządzić poważną krzywdę konkretnym osobom. Samo prowadzenie nieefektywnych i ciągnących się miesiącami postępowań wyjaśniających skutecznie podważa zaufanie do całego systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz paraliżuje pracę organizacji. Dlatego procedury prowadzenia postępowania wyjaśniającego powinny być przemyślane i spójne gwarantując tym samym ochronę wszystkich zainteresowanych stron.
Jednak trudność w prowadzeniu postępowań wyjaśniających polega na tym, że zespół wyznaczony do tego zadania często nie ma zbyt wielu informacji, na których mógłby się oprzeć. Zdarzyć się może, że niektórzy sygnaliści dostarczają wielu informacji i aktywnie uczestniczą w dochodzeniu, wielu innych nie angażuje się wcale – ograniczając się jedynie do zgłoszenia nieprawidłowości. Dlatego często jakość informacji przekazywanych przez sygnalistów jest niska, co być może wynika z obawy, że podawane przez nich informacje mogą narazić ich na konsekwencje natury prawnej.
Oczywistym krokiem zespołu prowadzącego dochodzenie jest w tej sytuacji próba uzyskania od sygnalisty jak największej ilości informacji. Jeśli to się nie uda, zespół musi zdecydować czy nadal prowadzić dochodzenie. Podjęcie tej decyzji zespołowi może pomóc rozważenie kilku kwestii.
Jeśli zespołowi wyjaśniającemu uda się ustalić, że zarzuty zgłaszane przez sygnalistę są wiarygodne – zespół musi zachować szczególną ostrożność w podejmowaniu kolejnych działań. Może się bowiem zdarzyć, że informacje przekazane przez sygnalistę nie pozwolą na ustalenie świadków zdarzenia lub uzyskanie innych dowodów. To może doprowadzić do tego, że postępowanie wyjaśniające będzie prowadzone zbyt szeroko, generując znaczne koszty oraz doprowadzając potencjalnie do objęcia dochodzeniem kategorii osób niezwiązanych ze zgłoszeniem.
By uniknąć takich sytuacji zespół powinien prowadzić postępowanie wyjaśniające etapami. W tym celu zespół powinien po każdym powiększeniu materiału dowodowego podejmować decyzję co do dalszych czynności wyjaśniających. Pomocna może tutaj być współpraca z działem finansowo-księgowym lub działem audytu wewnętrznego, które posiadają określone kategorie informacji. Niektóre rodzaje spraw pozwalają też na przesłuchanie świadków bez konieczności ujawniania czego dotyczy postępowanie wyjaśniające i jaki jest jego cel – co może być pomocne w sytuacji, gdy zespół podejmie decyzję o zakończeniu postępowania wyjaśniającego z powodu jego bezzasadności.
Z uwagi na to, że postępowanie wyjaśniające w związku ze zgłoszeniem sygnalisty różni się od typowych postępowań wyjaśniających (np. tych dotyczących mobbingu) taki sposób prowadzenia dochodzenia wymusza posiadanie dobrego planu. W tym wypadku zespół wyjaśniający powinien przemyśleć do kogo zwrócić się po dowody oraz jak nimi zarządzać. Plan ten nie powinien być ustalony „z góry” i „na sztywno” – charakter danego dochodzenia może powodować jego korygowanie na poszczególnych etapach.
Plan dochodzenia powinien uwzględniać też moment powiadomienia osoby, której dotyczy zgłoszenie. Kiedy powinno się dokonać powiadomienia? Zależeć będzie to od okoliczności sprawy. Sugerowałbym żeby na początkowym etapie gromadzenia materiału dowodowego wstrzymać się z takim powiadomieniem. W pewnych okolicznościach okazać się może, że ubogi materiał dowodowy wymusi przerwanie dochodzenia – wstrzymanie się w tej sytuacji z powiadomieniem osoby, której dotyczy zgłoszenie pozwoli uniknąć niepotrzebnego „szumu informacyjnego” w organizacji oraz zminimalizować ryzyko działań odwetowych wobec sygnalisty.
Trzeba jednak pamiętać, że osoba której dotyczy zgłoszenie powinna być poinformowana o dochodzeniu zawsze przed zaangażowaniem jej w postępowanie wyjaśniające. Niektóre kategorie spraw mogą wymagać od takiej osoby przygotowania i przekazania dokumentów, dlatego powinna wiedzieć o tym z wyprzedzeniem. Nie trzeba dodawać, że informacje o dochodzeniu powinny być przekazane takiej osobie na piśmie.
Ostatnim elementem na który należy zwrócić uwagę podczas postępowania wyjaśniającego jest kwestia ujawnienia tożsamości sygnalisty osobie, której dotyczy zgłoszenie. Może się to okazać konieczne, gdy np. sygnalista jest bezpośrednio zaangażowany w sytuację której dotyczy zgłoszenie. Dlatego już na etapie przyjmowania zgłoszenia należy tę kwestię omówić z sygnalistą i upewnić się, że jest on zdeterminowany kontynuować postępowanie wyjaśniające mimo ujawnienia swojej tożsamości oraz poinformować taką osobę o rodzajach działań odwetowych i procedurze ich zgłaszania.
Niestety nie ma szablonu procedury prowadzenia postępowań wyjaśniających w związku ze zgłoszeniem tak samo jak nie będzie skuteczna procedura sygnalisty znaleziona w internecie. Do każdej takiej sytuacji należy podejść indywidualnie i starannie rozważyć okoliczności mając na uwadze ochronę sygnalisty oraz cel postępowania wyjaśniającego. Te elementy, jak i sama procedura sygnalisty powinna być „szyta na miarę” i dostosowana do charakteru danej organizacji.
Masz pytania dotyczące procedury sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
SYGNALISTA- 4 KROKI DO SKUTECZNEGO ZARZĄDZANIA SYSTEMEM OCHRONY SYGNALISTÓW
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
DYREKTYWA O OCHRONIE PRAW SYGNALISTÓW – NOWE OBOWIĄZKI FIRM
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: