Bruksela, 29.06.2021
JUST/C2/MM/rp/ (2021)4667786
Szanowni Państwo,
Odnoszę się do Państwa wspólnego listu z dnia 13 czerwca 2021 roku, skierowanego do skrzynki odbiorczej ekspertów Komisji ds. Dyrektywy o sygnalistach, do p.o. Dyrektora Generalnego DG JUSTICE, Salli Saastamoinen oraz do mnie (zarejestrowane w Ares(2021)3865815).
Jak mogą Państwo wiedzieć, w swojej roli Strażnika Traktatów, Komisja nadzoruje prawidłową implementację prawa Unii, w tym poprzez dostarczanie wskazówek dotyczących prawidłowej interpretacji aktów prawnych Unii (takich jak Dyrektywa (UE) 2019/1937 o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii), podlegających autorytatywnej interpretacji przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
W Państwa liście proszą Państwo o ponowne rozważenie interpretacji Dyrektywy, która byłaby sprzeczna z centralizowanym rozwiązaniem dotyczącym zgłaszania sygnalistów i zapewniałaby zdolności dochodzeniowe tylko na poziomie grupy.
Pozwolę sobie zacząć od ważnego wyjaśnienia: Dyrektywa 2019/1937 została przyjęta przez Parlament Europejski i Radę 23 października 2019 roku i weszła w życie 26 listopada 2019 roku. Dyrektywa jest zatem już częścią prawa Unii, a państwa członkowskie mają czas do 17 grudnia 2021 roku na jej transpozycję do swoich porządków prawnych.
Przepis artykułu 8(3) nie pozostawia miejsca na interpretację: każdy podmiot prawny zatrudniający 50 lub więcej pracowników jest zobowiązany do utworzenia kanałów i procedur do zgłaszania wewnętrznego, nawet jeśli takie podmioty prawne należą do grupy firm. Każda inna interpretacja byłaby contra legem.
Niemniej jednak Dyrektywa nie zabrania utrzymania lub tworzenia również scentralizowanych funkcji zgłaszania sygnalistów w ramach grupy. Dyrektywa wymaga, aby dodatkowo, gdy grupa obejmuje podmioty z 50 lub więcej pracownikami, każdy z nich ustanowił i obsługiwał własne wewnętrzne kanały (artykuł 8(3)). Gdy w grupie istnieje taka centralna funkcja zgłaszania sygnalistów, wówczas to sygnalista decyduje, czy zgłosić na tym poziomie (patrz poniżej punkt iv) czy na poziomie spółki zależnej, w której pracuje, w zależności od konkretnych okoliczności każdego przypadku. Polityka korporacyjna budująca zaufanie do funkcji zgłaszania sygnalistów w grupie, być może wspierana przez politykę informacyjną promującą jej dostępność i zachęcającą sygnalistów do bezpośredniego zgłaszania do centralnych funkcji zgłaszania sygnalistów w grupie, może skutkować tym, że sygnaliści będą skłonni zgłaszać tam.
Ponadto chciałbym podkreślić elastyczność, którą Dyrektywa pozwala, co odnosi się do niektórych Państwa obaw:
i) Artykuł 8(6) pozwala średnim firmom na współdzielenie zasobów w zakresie odbierania zgłoszeń i prowadzenia ewentualnych dochodzeń. Należy podkreślić, że odpowiedzialność za zachowanie poufności, udzielanie informacji zwrotnej i rozwiązywanie zgłoszonych naruszeń pozostaje jednak z każdą średnią firmą. Tylko średnie firmy mogą korzystać z tej możliwości, ale dotyczy to zarówno odrębnych firm bez żadnego związku między sobą, jak i firm należących do tej samej grupy.
ii) Na podstawie artykułu 8(6), w przypadku gdy w danej grupie korporacyjnej programy zgodności są organizowane na poziomie centralnym, może być zgodne z Dyrektywą, że spółka zależna korzysta z możliwości dochodzeniowych swojej spółki macierzystej, pod warunkiem, że:
1. spółka zależna jest średniej wielkości (zatrudnia od 50 do 249 pracowników);
2. kanały zgłaszania istnieją i pozostają dostępne na poziomie spółki zależnej;
3. wyraźnie informuje się osoby zgłaszające o tym, że wyznaczona osoba/dział na poziomie centralnym będzie uprawniona do dostępu do zgłoszenia (w celu przeprowadzenia niezbędnego dochodzenia) oraz że osoba zgłaszająca ma prawo sprzeciwić się temu i zażądać, aby zgłoszone postępowanie było badane wyłącznie na poziomie spółki zależnej;
4. wszelkie inne działania w związku z postępowaniem są podejmowane, a informacje zwrotne są przekazywane osobie zgłaszającej na poziomie spółki zależnej.
iii) Ponadto, w przypadkach, gdy zgłoszenie ujawnia problem strukturalny lub problem dotyczący dwóch lub więcej podmiotów grupy, który może być skutecznie rozwiązany tylko za pomocą podejścia transgranicznego, którego filia, w której dokonano zgłoszenia, nie ma uprawnień, aby zapewnić skuteczność Dyrektywy w sprawie sygnalistów, byłoby to zgodne z jej duchem, aby osoba/dział wyznaczona do utrzymania komunikacji z osobą zgłaszającą (artykuł 9(1)(c)) poinformowała ją o takim wniosku i poprosiła o jej/jego zgodę na zgłoszenie faktów firmie w grupie, która posiada takie uprawnienia, przypominając jednocześnie, że jeśli się na to nie zgodzi, ma w każdym przypadku możliwość wycofania zgłoszenia dokonanego wewnętrznie i zgłoszenia na zewnątrz do odpowiedniego właściwego organu.
iv) Wreszcie, motyw 55 wskazuje, że „procedury zgłaszania wewnętrznego powinny umożliwiać podmiotom prawnym sektora prywatnego odbieranie i badanie w pełnej poufności zgłoszeń dokonywanych przez pracowników podmiotu oraz jego spółek zależnych lub stowarzyszonych (‚grupa’)”. Dotyczy to przypadków, gdy osoby pracujące w spółce zależnej zdecydują się zgłosić do spółki matki grupy (na przykład dlatego, że czują się bezpieczniej lub ponieważ uważają, że naruszenie może zostać najskuteczniej rozwiązane przez spółkę matkę – na przykład nie jest jasne, gdzie została podjęta decyzja o naruszeniu/gdzie doszło do naruszenia itp.). W takich przypadkach spółka matka powinna przyjąć i rozpatrzyć zgłoszenie.
W Państwa wspólnym liście przedstawiacie Państwo szereg argumentów na rzecz innej interpretacji Dyrektywy (która, jak wskazano powyżej, byłaby contra legem).
Po pierwsze, wskazujecie Państwo na fakt, że praktyką powszechną w grupach europejskich jest scentralizowanie systemów zgłaszania sygnalistów. Przed zaproponowaniem Dyrektywy Komisja przeprowadziła otwarte konsultacje publiczne i zleciła studium, między innymi w celu zidentyfikowania przyczyn niewystarczającego zgłaszania przez sygnalistów. Okazało się, że status quo nie spełnia swojej funkcji między innymi dlatego, że potencjalni sygnaliści nie wiedzieli, gdzie i jak zgłaszać z powodu braku łatwo dostępnych kanałów i informacji (w tym komunikacji z zaufanymi osobami wyznaczonymi lokalnie).
Waszym drugim i trzecim argumentem odnosicie się do ryzyka natychmiastowej identyfikacji sygnalisty, gdy zgłoszenie dokonywane jest na poziomie spółki zależnej oraz nieadekwatności zgłaszania na tym poziomie, gdy w nieprawidłowości zaangażowane jest kierownictwo spółki zależnej. Należy zauważyć, że artykuł 9(1)(a) wymaga, aby kanały były „projektowane, tworzone i obsługiwane w sposób bezpieczny, który zapewnia poufność osoby zgłaszającej (…) i zapobiega dostępowi do personelu nieupoważnionego”. Ponadto, jeśli kierownictwo byłoby zaangażowane w nieprawidłowości, sygnalista naturalnie zwróciłby się do kanałów ustanowionych na poziomie spółki matki – jeśli są one otwarte dla pracowników jej spółki zależnej, jak wskazano w motywie 55 – lub do zewnętrznych kanałów w kompetentnych organach.
Waszym czwartym, piątym, szóstym i siódmym argumentem podkreślacie, że centralne przetwarzanie zarzutów jest ważne, aby zapobiec różnemu traktowaniu tych samych spraw, że konkretne fakty sprawy muszą być zrozumiane, aby móc zidentyfikować systematyczne niewłaściwe postępowanie, że zgłoszenie sygnalisty może dotyczyć różnych spółek zależnych w grupie i że rozpatrywanie zgłoszenia na poziomie centralnym jest bardziej skuteczne, ponieważ może uwzględniać wszystkie lokalne szczególności. Elastyczność wskazana w punkcie iii) powyżej adresuje te obawy.
Waszym ostatnim argumentem odnosicie się do wysokich kosztów związanych z ustanowieniem kanałów zgłaszania na poziomie każdej firmy zatrudniającej 50+ pracowników. Proszę zauważyć, że obciążenia finansowe i administracyjne dla podmiotów sektora prywatnego związane z ustanowieniem wewnętrznych kanałów zostały odpowiednio wzięte pod uwagę w systemie Dyrektywy. Więcej szczegółów na temat tej oceny można znaleźć w uzasadnieniu do propozycji Komisji z dnia 23 kwietnia 2018 r. dotyczącej dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Stellungnahme_4667786