Znaczenie systemów ochrony sygnalistów we współczesnym biznesie

W obecnej erze biznesowej, gdzie etyka, kultura korporacyjna i wartości firmy stają się coraz bardziej istotne, programy ochrony sygnalistów pełnią kluczową rolę w utrzymaniu ładu korporacyjnego i zapewnianiu uczciwości w działaniu organizacji. Pandemia COVID-19 oraz masowa, dobrowolna rezygnacja pracowników z pracy (Great Resignation)  przyspieszyły rozwój tych programów, skutkując wzrostem zarówno liczby skarg zgłaszanych do władz, jak i przyznawanych nagród dla sygnalistów.

Zmiany legislacyjne

W ciągu ostatnich kilku lat wiele krajów wprowadziło zmiany legislacyjne mające na celu wzmocnienie ochrony sygnalistów i zachęcanie do raportowania nieprawidłowości. Przykładowo, państwa członkowskie Unii Europejskiej częściowo transponowały dyrektywę UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a w USA Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) dokonała zmian w Zasadach Programu Whistleblowingowego dotyczących kwot nagród dla sygnalistów. Podobne zmiany miały miejsce również w Indiach, Japonii i Australii.

Praktyczne aspekty systemów ochrony sygnalistów

Systemy ochrony sygnalistów nie mogą opierać się na podejściu „stworzyć procedurę i odłożyć na półkę”. Firmy muszą uwzględnić zarówno przepisy prawa, jak i specyficzne wymogi poszczególnych krajów, szczególnie w kontekście zatrudniania pracowników zdalnych rozproszonych po całym świecie.

Kluczowe elementy skutecznego programu ochrony sygnalistów powinny obejmować co najmniej:

1. Jasną politykę i proces zgłaszania: Firma powinna mieć jasno określoną politykę i procedurę zgłaszania nieprawidłowości, która jest łatwo dostępna dla pracowników, dostawców i partnerów biznesowych,
2. Szkolenia: Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów i mieć świadomość oczekiwanych standardów i procedur,
3. Mechanizmy anonimowego zgłaszania: Powinny istnieć mechanizmy umożliwiające pracownikom anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości lub zapewnienie poufności ich tożsamości i zgłoszeń – w celu uniknięcia odwetu.
4. Niezależne dochodzenie: Proces dochodzenia powinien być prowadzony w sposób niezależny, z wyznaczeniem bezstronnego zespołu dochodzeniowego, aby uniknąć konfliktu interesów.
5. Spójne działania następcze: Działania następcze powinny być podejmowane w sposób spójny, niezależnie od osoby zaangażowanej w stwierdzone nieprawidłowości oraz zapewniać uczciwość i poczucie sprawiedliwości.

6. Szybką reakcję i analizę zgłoszeń: Pracownicy powinni mieć pewność, że ich zgłoszenia są potwierdzane i analizowane w odpowiednim czasie, co zmniejszy ryzyko uciekania się do zgłaszania nieprawidłowości na zewnątrz firmy.

Zmieniona optyka

Sygnaliści nie są już postrzegani jako wrogowie firm, ale raczej jako ambasadorowie wartości zgodności i etyki. Wzrost regulacji i nagród oferowanych sygnalistom przyczynia się do coraz większego znaczenia programów ochrony sygnalistów, które ewoluowały, a w przyszłości będą nadal rozwijane i rozbudowywane.

Najnowsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja, mają również potencjał do poprawy skuteczności programów zgłaszania nieprawidłowości, umożliwiając szybsze i bardziej poufne rozpatrywanie skarg. Jednak mimo postępu technologicznego, kluczową rolę w budowaniu skutecznego programu ochrony sygnalistów odgrywa zaangażowanie i proaktywne podejście kierownictwa firmy w zachęcaniu pracowników do właściwego postępowania i wewnętrznego zgłaszania naruszeń.

Nie ma wątpliwości, że systemy ochrony sygnalistów stają się nieodzownym elementem prowadzenia biznesu, niezależnie od jego skali i będą odgrywać kluczową rolę w budowaniu kultury Speak Up oraz uczciwości i etyki korporacyjnej.