W odpowiedzi na Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Polska przyjęła 14 czerwca 2024 roku Ustawę o Ochronie Sygnalistów. Nowe przepisy wejdą w życie 25 września 2024 roku. Ze względu na zakres obowiązków nałożonych na przedsiębiorców, wdrożenie tych przepisów będzie wymagało znaczących nakładów pracy.
Celem nowego prawa jest zapewnienie odpowiednich mechanizmów ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy nakładają na przedsiębiorców kilka nowych obowiązków mających na celu stworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów oraz zapewnienie przejrzystości i skuteczności procedur zgłaszania. Poniżej przedstawiamy kluczowe obowiązki nałożone na przedsiębiorców przez tę ustawę.
Utworzenie i utrzymanie wewnętrznych kanałów zgłaszania
Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń. Próg 50 osób obejmuje zarówno pracowników na pełen etat, jak i osoby wykonujące płatną pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, pod warunkiem, że nie zatrudniają one innych osób do tego typu pracy. Powyższy próg nie dotyczy podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług finansowych, produktów finansowych i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska. Kanały te muszą być łatwo dostępne, bezpieczne i gwarantować poufność sygnalistów. Zgłoszenia mogą być składane pisemnie, ustnie lub elektronicznie, co oznacza, że mogą być również przekazywane np. podczas spotkań (ustnie).
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń
Przedsiębiorcy muszą wyznaczyć osobę lub jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń od sygnalistów. Osoba ta powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje i wiedzę, aby zapewnić profesjonalne i rzetelne rozpatrywanie zgłoszeń oraz inicjowanie odpowiednich działań następczych. Usługi odbierania zgłoszeń mogą być również świadczone przez podmioty zewnętrzne na rzecz przedsiębiorcy.
Rejestracja i analiza zgłoszeń
Każde zgłoszenie musi być zarejestrowane i poddane wstępnej analizie w celu oceny jego zasadności i konieczności podjęcia dalszych działań. Przedsiębiorcy powinni prowadzić rejestr zgłoszeń, obejmujący datę zgłoszenia, przedmiot zgłoszenia oraz podjęte działania. Rejestr ten musi być prowadzony w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i poufność sygnalistów. Do odbierania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania poufności informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach odbierania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po zakończeniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywały tę pracę.
Działania następcze
Po wstępnej analizie przedsiębiorca jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich działań następczych. Mogą to być wewnętrzne dochodzenia, zmiany organizacyjne lub przekazanie sprawy właściwym organom. Wszystkie działania muszą być przeprowadzone z należytą starannością i jak najszybciej. Nowe przepisy określają, że wewnętrzna procedura zgłaszania wskazuje bezstronny podmiot lub osobę wewnątrz struktury organizacyjnej, która jest upoważniona do podejmowania działań następczych, w tym przeglądu wewnętrznych zgłoszeń oraz dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym wnioskowania o dodatkowe informacje i udzielania informacji zwrotnej sygnaliście.
Informowanie sygnalisty o podjętych działaniach następczych
Przedsiębiorca jest zobowiązany do informowania sygnalisty o podjętych działaniach w odpowiedzi na zgłoszenie. Wewnętrzna procedura zgłaszania określa maksymalny termin udzielenia informacji zwrotnej sygnaliście, nieprzekraczający 3 miesięcy od daty potwierdzenia odbioru zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku braku potwierdzenia z powodu braku adresu sygnalisty – 3 miesięcy od upływu 7 dni od daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego, na który należy udzielić informacji zwrotnej.
Ochrona Sygnalistów przed represjami
Żadne działania odwetowe ani próby lub groźby takich działań nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty. Jeśli praca była, jest lub ma być wykonywana na podstawie stosunku pracy, nie można podejmować działań odwetowych wobec sygnalisty, w tym w szczególności:
– odmowa nawiązania stosunku pracy;
– wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia;
– niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
– obniżenie wynagrodzenia za pracę;
– zawieszenie awansu lub pominięcie w awansie;
– pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą innych niż wynagrodzenie lub obniżenie ich wysokości;
– przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
– zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
– przeniesienie dotychczasowych obowiązków sygnalisty na innego pracownika;
– niekorzystna zmiana miejsca pracy lub harmonogramu czasu pracy;
– negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
– nałożenie lub zastosowanie kary dyscyplinarnej, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
– wymuszanie, zastraszanie lub wykluczanie;
– mobbing;
– dyskryminacja;
– niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
– wstrzymanie udziału lub pominięcie przy wyborze do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
– nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że odrębne przepisy przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
– działanie mające na celu utrudnienie znalezienia pracy w danym sektorze lub branży w przyszłości na podstawie nieformalnej lub formalnej umowy sektorowej lub branżowej;
– spowodowanie strat finansowych, w tym ekonomicznych, lub utraty dochodów;
– spowodowanie innych szkód niematerialnych, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników
Podmiot prawny ustanawia procedurę wewnętrznych zgłoszeń po konsultacjach z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi, jeśli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wybranymi zgodnie z procedurą przyjętą w danym podmiocie prawnym, jeśli nie ma tam zakładowej organizacji związkowej. Konsultacje trwają nie mniej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od daty przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury wewnętrznego zgłaszania
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: