Współczesne zarządzanie przedsiębiorstwem nie może obejść się bez skutecznych narzędzi wspierających transparentność i etykę w miejscu pracy. Implementacja procedury zgłoszeń wewnętrznych jest jednym z kluczowych działań, które przyczyniają się do wzmacniania zaufania pracowników oraz ochrony przed nadużyciami. Proces wdrożenia takiej procedury wymaga jednak odpowiedniego przygotowania i zaangażowania zarówno ze strony zarządu, jak i pracowników. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych była skuteczna i zgodna z oczekiwaniami wszystkich stron.
Konsultacje z pracownikami i ich reprezentantami
Pierwszym i fundamentalnym krokiem jest przeprowadzenie konsultacji z zakładową organizacją związkową lub, w przypadku jej braku, z przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny trwać od 5 do 10 dni i mają na celu omówienie i doprecyzowanie projektu procedury. Jest to czas, kiedy pracownicy mogą wyrazić swoje opinie i sugestie, które mogą znacząco wpłynąć na ostateczny kształt procedury. Warto pamiętać, że procedura ta dotyczy nie tylko pracowników etatowych, ale również osób współpracujących na innych zasadach, takich jak zleceniobiorcy czy freelancerzy.
Sposoby zgłaszania naruszeń
Procedura powinna umożliwiać zgłaszanie zarówno ustnie, jak i pisemnie. Zgłoszenia ustne można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Ważne jest, aby takie zgłoszenia były odpowiednio dokumentowane – poprzez nagranie rozmowy lub sporządzenie dokładnej transkrypcji. Dla zwiększenia wiarygodności i poczucia bezpieczeństwa sygnalistów, istotne jest umożliwienie im sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentacji zgłoszenia.
Dokumentacja zgłoszeń
Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane w formie papierowej lub elektronicznej, a ich forma powinna umożliwiać łatwe archiwizowanie i odnalezienie. Każde zgłoszenie powinno być rejestrowane w sposób umożliwiający późniejsze prześledzenie procesu rozpatrzenia i podjętych działań. Takie działanie nie tylko zwiększa przejrzystość procesu, ale również buduje zaufanie pracowników do mechanizmu zgłaszania.
Ochrona sygnalistów
Kluczowym elementem każdej procedury zgłoszeń wewnętrznych jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia. Ochrona ta powinna obejmować zarówno gwarancję anonimowości (jeśli sygnalista sobie tego życzy), jak i ochronę przed ewentualnymi reperkusjami w miejscu pracy. Pracodawca powinien jasno komunikować, że wszelkie próby odwetu wobec sygnalistów będą surowo karane.
Informowanie i szkolenie pracowników
Po finalizacji procedury, bardzo ważne jest, aby wszystkie osoby wykonujące pracę były o niej informowane w sposób dostępny i zrozumiały. Szkolenia i regularne przypomnienia mogą pomóc w utrwaleniu zasad i zachęcić pracowników do korzystania z procedury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.
Implementacja
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych to kompleksowy proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania, otwartości na dialog ze strony zarządu oraz zaangażowania pracowników. Tylko wtedy procedura ta może skutecznie przyczynić się do wzrostu etyki i przejrzystości w przedsiębiorstwie, zapewniając jednocześnie ochronę praw pracowników.
Masz pytania dotyczące wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: