Dzielenie się zasobami w zakresie utworzenia i obsługi wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości przez przedsiębiorstwa poniżej progu 50 pracowników

Czy przedsiębiorstwa poniżej progu 50 pracowników objęte objęte zakresem stosowania aktów unijnych o których mowa w części II załącznika Dyrektywy o sygnalistach mogą dzielić się zasobami w zakresie utworzenia i obsługi wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości?

To kwestia, która zdecydowanie jest istotna dla mikro i małych przedsiębiorstw prowadzących działalność w zakresie usług finansowych lub związaną z ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Podczas ostatniego spotkania Grupy Ekspertów Komisji Europejskiej ds. dyrektywy (UE) 2019/1937, które odbyło się 3 października 2023 roku, omawiano kluczowe kwestie dotyczące implementacji mechanizmów ochrony sygnalistów w małych przedsiębiorstwach zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Grupa ekspertów uznała, że chociaż dyrektywa nie reguluje wprost możliwości dzielenia się zasobami przez takie przedsiębiorstwa, takie działanie jest niezbędne dla skutecznego i proporcjonalnego wdrożenia wymogów w przedsiębiorstwach o ograniczonych zasobach.

Małe firmy, często dostarczające usługi finansowe, ubezpieczeniowe czy transportowe, znajdują się w zasięgu aktów UE, co implikuje potrzebę utworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń.

Aby złagodzić koszty i obciążenia, które mogą wynikać z tych wymogów, Grupa Ekspertów zaleca dzielenie się zasobami w procesie przyjmowania zgłoszeń i postępowań wyjaśniających.

Interesujące jest to, że podczas gdy dla średnich przedsiębiorstw możliwość taka jest wskazana w artykule 8 ustęp 6 Dyrektywy, dla małych firm takie wytyczne nie są tak jasno określone.

Jednak interpretując Dyrektywę w sposób systemowy i teleologiczny, należy uznać, że zasada ta dotyczy również mniejszych podmiotów. Każda inna interpretacja byłaby sprzeczna z zasadą proporcjonalności i prowadziłaby do nieuzasadnionej dyskryminacji.

Przewodniczący Grupy Ekspertów podkreślił, że państwa członkowskie mogą, a nawet powinny, wyraźnie zezwalać na dzielenie się zasobami w transpozycji dyrektywy.

W przypadku braku wyraźnych regulacji, przepisy krajowe należy interpretować w sposób umożliwiający takie działanie.

Dodatkowo, gdy państwa członkowskie po przeprowadzeniu przez nie oceny ryzyka, biorąc pod uwagę charakter działalności i poziom ryzyka, zdecydują się na opcję wymaganą przez art. 8 ust. 7 Dyrektywy, czyli zobowiązanie małych przedsiębiorstw do ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń, zwłaszcza w dziedzinie środowiska i zdrowia publicznego – taka opcja również powinna zostać zapewniona.

Dzielenie się zasobami w tym zakresie stanowi pragmatyczne rozwiązanie, które umożliwia małym firmom spełnianie unijnych wymogów bez nadmiernego obciążania finansowego. To otwiera drogę do tworzenia bardziej zrównoważonego środowiska dla małych przedsiębiorstw, w którym mogą one wzajemnie wspierać się w procesie zgłaszania i rozpatrywania potencjalnych naruszeń prawa Unii.

Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.