Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać szereg istotnych elementów, które zapewniają skuteczność i przejrzystość procesu. Oto kluczowe punkty, które powinny być uwzględnione:
Wskazanie odpowiednich podmiotów: Określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, zarówno w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, jak i w przypadku podmiotów zewnętrznych.
Sposoby przekazywania zgłoszeń: Udostępnienie sygnalistom różnych sposobów przekazywania zgłoszeń wraz z adresem korespondencyjnym lub elektronicznym, który służy jako kontaktowy adres.
Bezstronność i procedura weryfikacji: Wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszeń i komunikację z sygnalistą.
Tryb postępowania z zgłoszeniami anonimowymi: Określenie procedury postępowania z informacjami o naruszeniach zgłaszanymi anonimowo.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia: Wprowadzenie obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał kontaktowego adresu, na który ma być przekazane potwierdzenie.
Działania następcze: Określenie obowiązku podjęcia działań następczych przez odpowiednią jednostkę organizacyjną lub osobę, w przypadku zgłoszenia naruszeń.
Termin udzielenia informacji zwrotnej: Określenie maksymalnego terminu na udzielenie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczającego trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych: Uwzględnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur zgłaszania naruszeń zewnętrznych, włączając w to informacje o zgłaszaniu do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych.
Dodatkowo, procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać elementy fakultatywne, takie jak:
Wskazanie naruszeń i standardów etycznych: Określenie naruszeń dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, jeśli podmiot prawny ustanawia zgłaszanie takich naruszeń.
Czynniki ryzyka: Wskazanie czynników ryzyka związanych z profilem działalności podmiotu prawnego, które sprzyjają możliwości wystąpienia naruszeń prawa lub korupcji.
Informacje o zgłaszaniu zewnętrznym: Wprowadzenie informacji o możliwości zgłaszania naruszeń do innych organów, pomijając procedury wewnętrzne.
System zachęt: Ustalenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli naruszenie prawa można skutecznie rozwiązać w ramach struktury organizacyjnej.
Wszystkie te elementy mają kluczowe znaczenie dla skuteczności procedury zgłoszeń wewnętrznych i zapewnienia odpowiedniej ochrony interesów wszystkich stron zaangażowanych w proces. Ich odpowiednie uwzględnienie może przyczynić się do efektywnego funkcjonowania mechanizmu zgłoszeń wewnątrz organizacji.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: