Aby organizacja wypełniła założenia i cele dyrektywy o ochronie sygnalistów należy mieć świadomość, że nowych procedur nie można spisać i odłożyć na półkę. Stworzony system ochrony sygnalistów powinien być aktualizowany na podstawie doświadczeń wynikających z kolejnych postępowań wyjaśniających i dostosowywany do zmian zachodzących w firmie – tylko w taki sposób organizacje będą mogły zapewnić prowadzenie działalności zgodnie z CSR i Speak Up.
Zarządzanie ochroną sygnalistów
Zacznijmy od tego czym jest system zarządzania. Normy ISO definiują go jako: „zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów organizacji w celu ustanowienia polityki i celów oraz procesów służących osiągnięciu tych celów”. System zarządzania może dotyczyć pojedynczej kategorii lub kilku kategorii. System zarządzania zgłoszeniami sygnalistów odnosić się będzie zatem do wzajemnie powiązanych elementów ustanowionych polityk i procedur w celu skutecznego rozwiązywania problemu ochrony sygnalistów (a konkretniej whistleblowingu) w organizacji.
Przyjmuje się, że system ten składać się będzie z czterech etapów:
- przyjęcie zgłoszenia,
- ocena zgłoszenia,
- postępowanie wyjaśniające,
- zakończenie zgłoszenia.
System skonstruowany w ten sposób jest niezbędny do budowania zaufania do organizacji i jej zaangażowania w odpowiedzialność społeczną. Taki system demonstruje nie tylko zaangażowanie kierownictwa w zapobieganie i reagowanie na niewłaściwe działania, ale także zachęca sygnalistów do zgłaszania naruszeń. W efekcie przyczynia się do zapobiegania ich niekorzystnemu traktowaniu i wiktymizacji oraz zachęca do tworzenia kultury przejrzystości i odpowiedzialności.
Etap 1 – Przyjęcie zgłoszenia
Organizacja musi mieć świadomość, że powinna oferować różne kanały zgłaszania nieprawidłowości. Trzeba wiedzieć, że każdy z nas jest inny i niektórzy ludzie bez obaw mówią głośno o niewłaściwym zachowaniu, natomiast inni nie chcą ujawniać swojej tożsamości z obawy przed odwetem.
Zadaniem zarządzających organizacją jest umożliwienie dogodnego wyboru kanału zgłaszania nieprawidłowości, który pomoże wszystkim zaangażowanym osobom swobodnie komunikować się w ramach systemu zarządzania zgłoszeniami z zapewnieniem odpowiedniego poziomu poufności i anonimowości.
| Zgłoszenie poufne | Zgłoszenie anonimowe |
| oznacza to, że osoba przyjmująca zgłoszenie będzie znała tożsamość osoby zgłaszającej, ale nie ujawni jej nikomu innemu bez zgody osoby zgłaszającej – chyba że istnieje nadrzędny prawny obowiązek, by to zrobić. | oznacza to, że zgłaszając nieetyczne postępowanie, sygnalista nie podaje swojego danych identyfikacyjnych. Nikt, nawet przyjmujący zgłoszenie nie będzie więc wiedział, kto zgłosił nieprawidłowości. |
Kanały zgłaszania udostępniane przez organizacje powinny tworzyć jeden ekosystem. Istotne jest, by kanały te współdziałały ze sobą. Organizacja nie powinna ich postrzegać w oderwaniu od całości, ale jako system naczyń połączonych. Takie wzajemne powiązanie znajduje wyraz w efektywnym systemie zarządzania whistleblowingiem.
Obowiązek odbierania zgłoszeń niekiedy jest nakładany na osoby wewnątrz organizacji. Pracownicy mają wówczas możliwość zgłaszania nieprawidłowości do przełożonego, specjalisty od compilance, działu prawnego czy innej wyznaczonej do tego osoby. Takie rozwiązanie będzie działać jedynie wówczas, gdy pracownicy będą mieli do takich osób pełne zaufanie i będą wiedzieć, że nie zostaną narażeni na działania odwetowe. Wtedy kanał zgłaszania nieprawidłowości nie ma znaczenia i mogą to zrobić listownie, telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, a nawet ustnie przy otwartych drzwiach.
A co jeśli organizacji nie uda się zapewnić pracownikom takiego komfortu? Wówczas organizacja może zwrócić się do wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego, jak np. IPSO LEGAL, kancelarii która zapewnia odpowiedni poziom jakościowy obsługi zgłoszeń i współpracuje z firmą Whistlelink, która oferuje kanał zgłaszania nieprawidłowości w pełni zgodny z dyrektywą.
Polityka zgłaszania nieprawidłowości – mapa drogowa menadżera
Nasze doświadczenie pokazuje, że wiele organizacji mimo wejścia w życie dyrektywy nadal nie posiada polityk i procesów umożliwiających kierownikom na rejestrowanie otrzymywanych zgłoszeń (oczywiście większość z nich czeka na jej implementację w poszczególnych krajach członkowskich, ale mówimy tu o podejściu firmy do polityki CSR dla której ta „przeszkoda” nie powinna mieć żadnego znaczenia).
W rezultacie, mimo że zgłoszenia faktycznie mają miejsce, nie są nigdzie rejestrowane i katalogowane. To z kolei może prowadzić do tego, że zgłoszenia nie są badane lub że statystyki dotyczące liczby zgłoszeń (a raczej ich braku) oraz ich rodzaju są zniekształcone i bezużyteczne.
Etap 2 – Ocena zgłoszenia
Drugi etap systemu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów obejmuje ocenę zgłoszeń.
Organizacja powinna stworzyć odpowiednio działające i obiektywne procedury umożliwiające wstępną ocenę zgłoszeń. Celem wstępnej oceny powinny być kwestie umożliwiające ustalenie:
- rodzaju naruszenia,
- kompletności informacji,
- ryzyka jakie naruszenie stanowi dla organizacji,
- priorytetu jaki trzeba nadać zgłoszeniu,
- jakie środki ostrożności należy podjąć w celu zapobiegnięcia skutkom zgłoszonych nieprawidłowości,
- komu należy przydzielić daną sprawę.
Ale to nie wszystko. Po wstępnej ocenie, następuje ocena „właściwa”, która powinna dać odpowiedzi na pytania typu:
- czy zarzuty sygnalisty są wiarygodne i możliwe do zweryfikowania?
- czy posiadane informacje pozwalają na uruchomienie postępowania wyjaśniającego?
- czy nieprawidłowości są sygnalizowane po raz pierwszy czy może były zgłaszane już wcześniej?
- czy i w jaki sposób zabezpieczyć dowody?
- czy sprawę należy zgłosić odpowiednim organom?
- czy zgłoszenie ma szansę wyciec do mediów i czy będzie to rzutowało na reputację organizacji, zarządu lub innych osób z nią związanych?
Odpowiedzi na te pytania skutkować będą (w zależności od przypadku) podjęciem adekwatnych środków np. zaangażowanie w sprawę innych działów lub podmiotów zewnętrznych, zebranie większej ilości informacji, zapewnienie ochrony sygnaliście przed odwetem, przekazanie sprawy odpowiednim organom lub użycie środków zapobiegawczych wobec osoby dokonującej naruszeń na czas postępowania wyjaśniającego.
Etap 3 – Postępowanie wyjaśniające
Dochodzimy do trzeciego etapu, bez którego system zarządzania nie będzie mógł sprawnie działać, tj. do prowadzenia postępowań wyjaśniających.
Nie ma nic gorszego dla organizacji krzewiącej kulturę Speak Up i wdrażającej zasady CSR niż nieprawidłowo przeprowadzone postępowanie wyjaśniające – w konsekwencji może ono zniszczyć reputację firmy oraz wyrządzić komuś poważną krzywdę. Dlatego procedury na podstawie których przeprowadza się postępowanie wyjaśniające powinny zapewniać spójne podejście i gwarancje ochrony wszystkim zaangażowanym.
Niezależnie od tego, trwające miesiącami postępowania wyjaśniające nadszarpują zaufanie do organizacji oraz działają odpychająco na sygnalistów, co może skutkować zwróceniem się sygnalistów w stronę np. ujawnienia publicznego.
Z tych powodów firma powinna zadbać o to, by proces postępowania wyjaśniającego był przeprowadzony sprawnie i niezależnie przez odpowiednio wykfalifikowany zespół ekspercki. Doświadczenie pokazuje, że często organizacje powierzają prowadzenie postępowań wyjaśniających dyrektorom lub kierownikom działów, w którym doszło do naruszenia. W większości przypadków nie mają oni doświadczenia w prowadzeniu postępowania wyjaśniającego ani nie znają zasad jego prowadzenia – co powoduje, że postępowanie wyjaśniające nie spełnia swoich celów.
Jakimi wytycznymi w postępowaniu wyjaśniającym należy się kierować?
- ustal jego zakres,
- zaplanuj cały proces,
- określ osoby kontaktowe,
- zapewnij poufność sygnaliście,
- zgromadź informacje i dowody, które pozwolą rozstrzygnąć sprawę,
- zabezpiecz dowody!
- sporządź raport.
Osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające muszą w szczególności pamiętać, że jego celem jest ustalenie tego co się wydarzyło oraz zapewnienie uczciwego i bezstronnego rozpoznania sprawy zarówno dla sygnalisty jak i osoby, której zarzuty dotyczą.
Jeśli nie posiadasz wewnętrznej osoby lub działu odpowiedzialnego za postępowania wyjaśniające rozważ zatrudnienie firmy zewnętrznej mającej w tym doświadczenie. Tym bardziej, że w niektórych rodzajach naruszeń wewnętrzna komórka może sobie nie poradzić, z uwagi na konieczność rozpoznawania sprawy przez multidyscyplinarny zespół.
Pamiętaj, że if you pay cheaply you pay dearly!
Etap 4 – zakończenie postępowania wyjaśniającego
Ostatnim z kroków skutecznego systemu zarządzania ochroną sygnalistów jest zakończenie sprawy. Co niezwykle istotne w tym etapie – zakończenie postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić możliwie jak najszybciej.
Łatwo mówić, trudniej wykonać. Kiedy zatem można zakończyć sprawę?
Postępowanie wyjaśniające powinno być zakończone w momencie, gdy zarzuty zawarte w zgłoszeniu sygnalisty zostały potwierdzone lub obalone. Ustalenia zespołu przeprowadzającego postępowanie wyjaśniające powinny być przy tym jednoznaczne i nie zachodzi potrzeba podejmowania dalszych czynności albo zespół ten uznał, że dalsze prowadzenie postępowania wyjaśniającego nie ma uzasadnienia.
Po zakończeniu postępowania zespół powinien stworzyć raport dla zarządzających organizacją, który zawierać może takie elementy jak:
- podsumowanie wykonanych czynności,
- wnioski wynikające z przeprowadzonych czynności,
- zalecenia co do dalszego postępowania (np. zmiany w procedurach, które uznano za wadliwe, sankcje wobec osób których dotyczy zgłoszenie lub propozycje innych działań zaradczych),
- przekazanie informacji zwrotnych sygnaliście.
Organizacja nigdy nie będzie mieć pewności, czy nawet najlepiej przeprowadzone postępowanie wyjaśniające pozwoli uniknąć zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Niemniej, jeśli zostanie przeprowadzone dobrze, to pozwoli zidentyfikować problemy pojawiające się w organizacji i zająć się nimi – zanim wymkną się spod kontroli.
W tej sytuacji nawet, gdy wynik postępowania nie będzie satysfakcjonujący dla sygnalisty i będzie to powodem np. ujawnienia publicznego, to dobrze przeprowadzone i udokumentowane postępowanie wyjaśniające wraz z podjętymi odpowiednimi działaniami wewnątrz organizacji postawi organizację w lepszym świetle oraz pozwoli zminimalizować odpowiedzialność kadry zarządzającej.
sygnalista, sygnalista, sygnalista, sygnalista, sygnalista, sygnalista
Masz pytania dotyczące zarządzania systemu ochrony sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej na temat sygnalistów? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
POLITYKA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI- jakie elementy powinna uwzględniać?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
DYREKTYWA O OCHRONIE PRAW SYGNALISTÓW – NOWE OBOWIĄZKI FIRM
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: