Teza zawarta, w opublikowanym w 1922 roku, Traktacie logiczno-filozoficznym autorstwa Ludwiga Wittgensteina, doskonale oddaje to czym powinien kierować się sygnalista podczas zgłaszania naruszeń.
Istotą whistleblowingu jest bowiem ujawnianie informacji o działalności organizacji, która uznawana jest za nielegalną, niemoralną lub niebezpieczną. By zostać uznanym za sygnalistę należy przy tym mieć uzasadnione podstawy, by sądzić że w świetle okoliczności i informacji jakimi się dysponuje w momencie zgłaszania, te informacje są prawdziwe.
Takie zastrzeżenie stanowi zabezpieczenie organizacji przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie – i skutkuje tym, że osoby zgłaszające celowo i świadomie wprowadzające w błąd informacje nie będą korzystały z ochrony.
Granica jest cienka, dlatego potencjalny sygnalista powinien kierować się poniższymi wskazówkami.
Upewnij się co do charakteru zgłoszenia
Whistleblowing ma na celu wyłącznie zgłaszanie naruszenia prawa polegającego na niezgodnym z prawem (również mającym na celu obejście prawa) działaniu lub zaniechaniu dotyczącym:
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- (dodatkowo) regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – jeśli takie postanowienie znalazło się w procedurze wewnętrznej danej organizacji.
Zgłaszający zostanie objęty ochroną prawną, jeśli zgłoszenie będzie dotyczyć któregoś z ww. obszarów. Każde inne jest poza zakresem.
Jeśli zgłaszający uważa, że może być za późno na zgłoszenie problemu, musi pamiętać, że może go zgłosić w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy dotyczy on incydentu, który miał miejsce w przeszłości, ma miejsce teraz, czy też uważasz, że stanie się to w przyszłości.
Zgłaszaj tylko rzeczywiste naruszenia
Kanały informowania o nieprawidłowościach nie powinny być wykorzystywane do zgłaszania skarg na przełożonych lub współpracowników ani do fałszywych zgłoszeń. Jeśli np. pracownik chce złożyć skargę na swojego przełożonego lub współpracownika, poskarżyć się na obciążenie pracą, osobę trzecią lub inny problem, powinien zamiast tego rozważyć poinformowanie o tym swojego kierownika lub dział HR.
Ochrona sygnalistów nie obejmuje skarg złożonych w interesie prywatnym, chyba że rozpoznanie sprawy leży w interesie publicznym.
Sprawdź zatwierdzone kanały
Istniejąca polityka informowania o nieprawidłowościach powinna zawierać wyjaśnienia, jak i komu dokonać zgłoszenia. W niektórych przypadkach osobą właściwą do przyjmowania zgłoszeń będzie przełożony.
Ale procedury mogą przewidywać też zgłoszenie do HR, działu compliance, działu prawnego, zarządu z wykorzystaniem wewnętrznych kanałów zgłaszania.
Zgłaszający musi też mieć świadomość, że skierowanie się bezpośrednio do mediów lub ujawnienie naruszenia za pośrednictwem mediów społecznościowych może podważyć przekaz i zaszkodzić jego reputacji — przypomnij sobie szereg skandali, które zaczęły się w taki sposób!
Pamiętaj o swojej roli
Zadaniem zgłaszającego nie jest zebranie dowodów na niewłaściwe postępowanie. Życie to nie thriller. Sygnalista to świadek całego zdarzenia, więc nie powinien tracić czasu na zbieranie niezbitych dowodów. W taki sposób może spowodować, że podejrzani się zorientują – czym doprowadzi do pokrzyżowania postępowania wyjaśniającego.
Kultura Speak Up
Jeśli zgłaszający ma wrażenie, że nikt mu nie wierzy, nie reaguje na zgłoszenie, coś zostanie zatajone lub jeśli istnieje obawa, że kogoś życie lub zdrowie jest zagrożone, może przekazać swoje obawy innym (np. dyrektorowi generalnemu, zarządowi, policji, innym organom państwowym, a nawet prasie).
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
DYREKTYWA O OCHRONIE PRAW SYGNALISTÓW – NOWE OBOWIĄZKI FIRM
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: