Ustawa o ochronie sygnalistów
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób od 1 lipca lub 1 stycznia (lub należący do specjalnych kategorii niezależnie od liczby zatrudnionych) muszą wdrożyć lub dostosować wewnętrzne systemy zgłaszania nieprawidłowości, obejmujące:
- wprowadzenie wewnętrznej polityki zgłaszania nieprawidłowości,
- skonsultowanie projektu polityki ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników,
- ustanowienie lub dostosowanie kanałów zgłaszania,
- wyznaczenie jednostki lub osoby odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń, oraz
- prowadzenie rejestru zgłoszeń sygnalistów – wszystko to zgodnie z nowymi wymaganiami.
Termin
Pracodawcy muszą spełnić powyższe obowiązki do 25 września 2024 roku.
Rodzaje zgłoszeń
Zgłaszane naruszenia w ramach reżimu sygnalistów obejmują niezgodne z prawem działania lub zaniechania bądź działania mające na celu obejście prawa w zakresie:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa i zgodności produktów,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub UE,
- wewnętrznego rynku UE, oraz
- konstytucyjnych wolności człowieka i obywatela.
Naruszenia dotyczące prawa pracy nie mogą być zgłaszane w ramach reżimu sygnalistów (zostały usunięte z projektu ustawy w ostatniej chwili).
Pracodawcy mogą dobrowolnie rozszerzyć powyższy zakres zgłaszanych naruszeń, obejmując nimi naruszenia wewnętrznych polityk, np. standardów etycznych ustanowionych na podstawie prawa i zgodnych z prawem.
Kto może być sygnalistą?
Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje dotyczące naruszenia prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, będzie uważana za chronionego sygnalistę, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie było prawdziwe i że stanowiło naruszenie prawa w wyżej wymienionych obszarach. Może to być na przykład osoba zatrudniona przez pracodawcę lub kontrahenta pracodawcy, były pracownik lub kandydat do pracy.
Ochrona sygnalisty
Jakakolwiek represja oraz próby lub groźby represji wobec sygnalisty, osób pomagających im oraz osób z nimi związanych są zabronione. Działania lub zaniechania w kontekście pracy, które wynikają ze zgłoszenia i naruszają prawa sygnalisty lub powodują dla niego nieuzasadnioną szkodę, są uważane za represję – chyba że pracodawca udowodni, że były one motywowane obiektywnymi przyczynami. Obejmuje to m.in. (lecz niewyłącznie):
- odmowę zatrudnienia,
- zwolnienie z pracy,
- obniżenie wynagrodzenia,
- degradację,
- odmowę awansu,
- negatywną ocenę wyników pracy oraz wiele innych działań.
W przypadku represji sygnalista będzie uprawniony do odszkodowania.
Kary
Kary za naruszenie powyższych przepisów będą obejmować grzywnę, ograniczenie wolności oraz pozbawienie wolności do trzech lat dla osób działających w imieniu pracodawcy. Konkretnie, kary mogą być nałożone za:
- niewdrożenie lub niewłaściwe wdrożenie wewnętrznej polityki zgłaszania nieprawidłowości,
- utrudnianie zgłoszenia,
- represje wobec sygnalisty, oraz
- naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty. Sygnalista może podlegać karom za zgłaszanie w złej wierze.
Kluczowe kwestie do rozważenia przez pracodawców
Pracodawcy powinni rozważyć następujące kwestie:
Wymagania:
- Możliwość składania raportów:
– Jednostka wewnętrzna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy
– Podmiot zewnętrzny (outsourcing) - Kanały zgłaszania muszą obejmować co najmniej:
– Raporty ustne lub pisemne
– Możliwość spotkania twarzą w twarz - Postępowania wyjaśniające mogą być prowadzone przez:
– Jednostka wewnętrzna w ramach pracodawcy
– Osoba w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy - Zakaz ujawniania tożsamości sygnalisty i przedmiotu zgłoszenia nieuprawnionym osobom.
- Pracodawcy muszą prowadzić rejestr zgłoszeń sygnalistów i usuwać odpowiednie dane w odpowiednim czasie.
Na te pytania musisz sobie odpowiedzieć:
- Jakie będą lokalne kanały zgłaszania i kto będzie nimi zarządzać (pracodawca czy podmiot zewnętrzny)?
- Jakie będą lokalne kanały zgłaszania i jak sygnalista będzie miał możliwość spotkania twarzą w twarz?
- Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie śledztw na poziomie lokalnym?
- Kto będzie miał dostęp do danych osobowych i czy jest to dostatecznie uzasadnione z punktu widzenia prawa?
- Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie rejestru i usuwanie odpowiednich danych w odpowiednim czasie?
Pracodawcy powinni odpowiednio przygotować się do nowych wymagań, aby móc skutecznie wdrożyć przepisy ustawy o ochronie sygnalistów oraz zapewnić zgodność z nowymi regulacjami prawnymi.
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: