Jedną ze zmian, które wprowadza trzecia odsłona projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa jest obowiązek uwzględnienia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych systemu zachęt do korzystania z tego sposobu dokonywania zgłoszeń.
Chodzi o rozwiązania, które spowodują że sygnalista w pierwszej kolejności podejmie decyzję o dokonaniu zgłoszenia za pomocą kanałów wewnętrznych. Dzięki temu naruszenia zostaną wyjaśnione w ramach organizacji, a naruszenie nie zostanie zgłoszone na zewnątrz lub ujawnione publicznie. Co istotne, to od danej organizacji będzie zależeć jaką formę zachęt zastosuje.
Myślisz, że gratyfikacje finansowe, to najskuteczniejszy sposób zachęty do zgłaszania nieprawidłowości? Nic bardziej mylnego! Jeśli sygnalista będzie miał obawy dotyczące np. działań odwetowych lub rozpoznania sprawy przez komórkę wewnętrzną – takie gratyfikacje nie będą dla niego atrakcyjne.
Nie trzeba nikomu tłumaczyć, że ustanowienie działającego systemu zachęt jest korzystne dla organizacji – zgłaszanie nieprawidłowości na zewnątrz (do mediów lub organów państwowych) może być niebezpieczne zarówno dla organizacji, jak i samego sygnalisty.
Dwojaki stosunek do sygnalistów może sprawić, że nawet przy zapewnieniu im stosownej ochrony prawnej, mogą oni spotkać się z „subtelnymi” działaniami odwetowymi takimi jak np.: unikanie przez współpracowników, zwiększoną kontrolą pracy czy zwyczajnym wyobcowaniem.
Zatem pytanie brzmi – w jaki sposób organizacja powinna zachęcić do wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości, by wykluczyć zgłoszenia zewnętrzne i uniknąć potencjalnych szkód?
Przed podjęciem decyzji co zostanie umieszczone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych w ramach systemu zachęt warto zastanowić się jakimi wytycznymi się kierować, by system ten był wystarczająco skuteczny.
Współpraca z sygnalistą się opłaca
Przede wszystkim zgłaszanie nieprawidłowości ma sens ekonomiczny. Oczywistym jest, że zjawisko kradzieży czy marnotrawstwa w miejscu pracy wpływa na koszty prowadzenia działalności. Koszty te mogą zostać skutecznie pomniejszone, jeśli pracownicy będą informować, że dzieje się coś złego.
Z drugiej strony, kultura informowania o nieprawidłowościach może przeciwdziałać występowaniu negatywnych zjawisk w miejscu pracy. Jeśli pracownicy wiedzą, że ich koledzy mogą zgłaszać ich zachowania, będą mniej skłonni do podejmowania ryzyka ich popełnienia. Tym sposobem zachęcanie do zgłaszania nieprawidłowości może być najlepszym sposobem na powstrzymanie nieetycznego procederu.
Świadomy personel
Żaden system ochrony sygnalistów nie będzie mieć sensu, gdy pracownicy nie będą mieli zapewnionego odpowiedniego przeszkolenia dotyczącego zgłaszania nieprawidłowości. Dlatego koniecznie musisz je przeprowadzić.
Podczas szkolenia personelu powinieneś skupić się na zasadniczych kwestiach:
- jakie zachowanie powinno być objęte zgłoszeniem (dla zobrazowania użyj konkretnych przykładów, żeby uniknąć nieporozumień),
- w jaki sposób powinno zgłaszać się nieprawidłowości,
- jaka ochrona przewidziana jest dla sygnalisty,
- jak wygląda procedura rozpoznawania zgłoszeń.
Te elementy szkolenia powinny sprawić, że w przypadku gdy dojdzie do naruszenia, każdy będzie wiedział co robić.
Przeciwdziałaj odwetowi
Jeśli chcesz, by pracownicy ujawniali nieprawidłowości, których są świadkami – musisz zapewnić im, że nie poniosą konsekwencji w wyniku takiego zgłoszenia. Możesz to zrobić poprzez krzewienie kultury otwartej komunikacji, ale umówmy się że to wymaga czasu. Dobrym pomysłem będzie zapewnienie personelowi możliwości anonimowego zgłaszania nieprawidłowości – taki sposób informowania może mieć ogromne znaczenie dla sygnalisty, który chce reagować, ale obawia się odwetu i martwi o swoją pracę.
A może im po prostu zapłacimy?
Oczywiście można uwzględnić takie rozwiązanie w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Jednak taka decyzja rodzić będzie kilka praktycznych pytań:
- czy nagradzane będą wszystkie zgłoszenia czy tylko te większej wagi?
- jeśli nagradzane będą tylko niektóre zgłoszenia, to jak odróżnić te nagradzane od tych nienagradzanych?
- jak bardzo istotne informacje musi przekazać sygnalista, by otrzymać nagrodę?
- a co jeśli sygnalista uzna, że powinien jednak otrzymać nagrodę i następnym razem nie będzie zgłaszał nieprawidłowości lub, co gorsza, dokona ujawnienia publicznego?
- i wreszcie: czy organizację stać na to, by być „głuchą” na zgłoszenia mniejszej wagi?
Podjęcie decyzji o nagradzaniu zgłoszeń, to informacja dla sygnalistów, że ich działania są doceniane i mogą rekompensować ryzyko odwetu. Z drugiej strony taki system motywacyjny może spowodować zwiększenie liczby niepotwierdzonych zgłoszeń.
Dlatego jeśli już zdecydujesz się na taki krok powinieneś dokładnie określić zasady przyznawania naród i zastrzec, że będą one wypłacane tylko wówczas, gdy postępowanie wyjaśniające zweryfikuje zgłoszenie i uzna je za wiarygodne.
Ciekawostka: Qui tam W Stanach Zjednoczonych istnieje szczególne rozwiązanie, dzięki któremu sygnaliści mogą uzyskać znaczne korzyści finansowe w wyniku posiadanych przez siebie informacji. Ustawa o fałszywych roszczeniach (FCA) pozwala każdej osobie fizycznej (lub grupie osób) wnieść w imieniu rządu federalnego, tak zwany pozew „qui tam” – w którym zarzuca ona sprawcy oszustwo popełnione przeciwko rządowi federalnemu. Pozew qui tam pozwala rządowi federalnemu odzyskać pieniądze, które zostały utracone w wyniku oszustwa pozwanej organizacji, a sygnalista w przypadku wygrania sprawy zostaje nagradzany finansowo (całkiem korzystnie, bo w granicach 15-30% odzyskanej kwoty). Nazwa pochodzi od łacińskiej paremii: qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur (kto pozywa za króla, pozywa za siebie samego).
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz wiedzieć więcej jak powinna wyglądać procedura sygnalisty? Sprawdź nasze poprzednie wpisy:
JAKICH ZGŁOSZEŃ MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?
OCHRONA SYGNALISTÓW – CO MUSISZ WIEDZIEĆ PRZED WEJŚCIEM W ŻYCIE DYREKTYWY?
OCHRONA SYGNALISTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Możesz też obejrzeć przygotowane przez nas filmy edukacyjne: