Dlaczego tak ważna dla organizacji jest właściwa procedura sygnalistów? Pracownicy alarmujący o złych praktykach z odpowiednim wyprzedzeniem mogą pomóc rozwiązać problemy pojawiające się w organizacji, zanim będzie za późno. Ich pomoc jest nieoceniona w zapobieganiu katastrofom – począwszy od niezadowolonego klienta, kończąc np. na utracie życia wielu osób.
Odpowiednie mechanizmy i procedura ochrony sygnalistów i informowania o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwach powinny zachęcać osoby fizyczne do zgłaszania wątpliwości za pomocą bezpiecznych kanałów informowania. Powinno się to wydarzyć, zanim staną się one poważnym problemem, który zaszkodzi reputacji firmy i spowoduje niepotrzebny (negatywny) rozgłos, a także zainteresuje organy publiczne lub narazi firmę na straty finansowe.
DLACZEGO SYGNALIŚCI SĄ WAŻNI?
Sytuacje, w których zgłaszano wątpliwości, lecz nikt nie zareagował na te zgłoszenia, są plagą wielu sektorów gospodarki. Przywołać tutaj choćby można przykład Roger’a Boisjoly, amerykańskiego inżyniera, który pół roku przed katastrofą promu Challanger informował przełożonych odnośnie złego projektu pierścieni uszczelniających, które doprowadziły do katastrofy i śmierci całej załogi promu.
Informowanie o nieprawidłowościach ma kluczowe znaczenie dla systemu kontroli i ładu korporacyjnego firmy. Oprócz ochrony przed utratą reputacji i negatywnymi skutkami finansowymi, wskazuje też na poczucie odpowiedzialności za firmę wśród pracowników i właściwą kulturę organizacyjną.
Sygnaliści zabierają głos, bo czują się odpowiedzialni za swoje miejsce pracy. Wobec tego muszą mieć pewność, że firma wysłucha ich obaw i podejmie odpowiednie działania. Dlatego na menadżerach i właścicielach firm ciąży szczególny obowiązek ochrony i wspierania takich inicjatyw. Na co zwrócić uwagę? Poniżej kilka skutecznych wskazówek.
UKRYTA PRAWDA
Już Napoleon Bonaparte zauważył, że „Świat bardzo cierpi. Nie z powodu przemocy złych ludzi, ale z powodu milczenia dobrych”.
Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów jest zdecydowanie ostatnią linią obrony w systemach kontroli wewnętrznej. Jednocześnie często jest to pierwszy sygnał inicjujący działania zmierzające do wyeliminowania patologicznych działań wewnątrz organizacji. Jeśli firma wprowadzi odpowiednią politykę informowania o nieprawidłowościach, sygnaliści dadzą jej dostęp do bezpośrednich informacji „z miejsca zdarzenia”, które będą przekazywane z wyłączeniem osobistych interesów. Nie będą też filtrowane przez kierownictwo – bez zbędnej dyplomacji.
Sygnaliści mogą informować o sprawach, które wcześniej nie dotarły do wiadomości zarządu lub kadry menadżerskiej. Przekazywane przez nich informacje mogą też rzucać nowe światło na znane już problemy. Informacje, których dostarczają sygnaliści, mogą wyjaśnić, co poszło nie tak, lub być sygnałem ostrzegawczym mogącym zapobiec wystąpieniu kryzysu. Niezależnie od tego, jaki charakter będą miały przekazane informacje, jak najszybsza interwencja będzie najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka wystąpienia szkód.
EDUKUJ I WSPIERAJ EDUKACJĘ
Każda firma planuje działania na przyszłość, przewidując rozwój sektora, w którym działa. Przedsiębiorstwa inwestują także w wiedzę i umiejętności swojego personelu. Wiele teraz mówi się o learning organization. Są to organizacje adaptujące się do zmiennych warunków funkcjonowania, poprzez otwartość pracowników na nowe pomysły i trendy oraz nieustanne doskonalenie swoich umiejętności. Takie podejście idealnie wpisuje się w whistleblowing – wymusza na organizacji analizę zgłoszonych nieprawidłowości, podjęcie działań naprawczych oraz środków zmierzających do zapobiegania zgłoszonym nieprawidłowościom w przyszłości.
ŚWIADOMOŚĆ OGRANICZEŃ
Nowoczesne metody zarządzania mówią, aby zachęcać podwładnych do stawiania wyzwań przełożonym. Ma to jednak swoje ograniczenia. Jasne jest, że pracownicy obawiają się o to, jak są postrzegani przez swoich przełożonych, którzy przecież decydują o ich wynagrodzeniu, awansie, czy zwolnieniu. Te ograniczenia świetnie obrazują, dlaczego sygnalizowanie o nieprawidłowościach z wykorzystaniem bezpiecznego kanału raportowania jest doskonałym rozwiązaniem. Pozwala to pracownikom na zabranie głosu bez obawy o ewentualne działania odwetowe. Dzięki temu sygnaliści mogą swobodnie informować o nieprawidłowościach, których dopuszczają się ich koledzy z zespołu lub bezpośredni przełożeni.
Umożliwienie pracownikom swobodnego informowania o nieprawidłowościach jest niezwykle ważnym elementem uzupełniającym rozwój i budowanie zaangażowania wewnątrz organizacji. Prawidłowo wdrożone i funkcjonujące procedury odgrywają również ważną rolę w motywowaniu pracowników.
BADANIE STANU ZDROWIA FIRMY
Informacje przekazywane przez sygnalistów są nieocenionym wsparciem dla zarządów. Jak żadne inne narzędzie dają wgląd w funkcjonowanie firmy. Są jak podstawowy zestaw badań przeprowadzonych przez lekarza rodzinnego dlatego tak ważna jest skuteczna i działająca procedura ochrony sygnalistów.
Może upłynąć wiele czasu, zanim zarząd lub dyrekcja zorientuje się, co może być przyczyną wzrostu lub spadku liczby zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości. Wzrost może być interpretowany jako zwiększenie świadomości personelu lub pogorszenie jakości zarządzania w firmie. Spadek zaś można interpretować jako sukces zarządu albo wprost przeciwnie – sygnał, że wprowadzone procedury nie działają prawidłowo.
Dlatego w obszarze polityki informowania o nieprawidłowościach niezwykle ważne jest monitorowanie i analizowanie wdrożonych rozwiązań. Ważna jest także aktywna współpraca z personelem oraz reagowanie na jego sugestie, a także wyciąganie wniosków.
NOWA GENERACJA
Musisz mieć też świadomość, że pokolenie Y, potocznie zwane milenialsami, ma inne podejście do pracy niż ich rodzice lub dziadkowie. Otwarte podejście do kwestii informowania o nieprawidłowościach i traktowanie przedstawicieli tego pokolenia jak partnerów odpowiedzialnych za funkcjonowanie firmy, wzbudza zaufanie u pracowników. Zdobywa także aprobatę klientów i kontrahentów, dzięki czemu może być dodatkowym atutem. Dlatego takie traktowanie tematu informowania o nieprawidłowościach może stanowić przewagę firmy i kartę przetargową w rekrutacji personelu oraz kadry menadżerskiej.
Masz pytania lub wątpliwości z zakresu nowych obowiązków, jakie będziesz mieć po 17 grudnia 2021 r.? Zapraszamy do zadawania pytań na office@ipsolegal.pl lub bezpośredni kontakt z Błażejem Wągielem. Warto także śledzić nasze media społecznościowe oraz stronę internetową www.whistleprotect.eu. Będą tam pojawiać się analizy i informacje dotyczące dyrektywy o ochronie praw sygnalistów.